المحتوى
يعمل المساعدون الإداريون بشكل عام لضمان عمل المكتب على النحو الأمثل. تفضل معظم الشركات المساعدين الإداريين الحاصلين على تعليم ثانوي على الأقل ، وسنتين أو أكثر في الكلية وخبرة في العمل في مكتب. يمكنهم مساعدة شخص ما على وجه التحديد أو مساعدة الفريق بأكمله. يجب أن يتمتع المساعد الإداري بالعديد من المهارات والكفاءات لأداء دوره بفعالية.
مهارات التعامل مع الآخرين
يمكن للمساعد الإداري تقديم تقرير إلى أكثر من شخص واحد. بالإضافة إلى ذلك ، قد يكون لكل مشرف أهداف وغايات مختلفة بالنسبة له. لذلك ، يجب أن تكون قادرًا على العمل مع جميع المشرفين ، للتأكد من تلبية جميع المهام أو المهام المطلوبة و / أو المطلوبة. كجزء من واجباته ، يجب على المساعد الإداري (التأكد من أن المكتب يعمل بشكل فعال) مساعدة زملائه في العمل من خلال التعاون والعمل كفريق واحد.
مهارات إدارة الوقت
يجب أن يكون المساعدون الإداريون قادرين على تحديد أولويات الوقت في العمل. في يوم واحد ، يجب عليهم تنفيذ قائمة طويلة من المهام والتأكد من اكتمال كل مهمة خلال الموعد النهائي المحدد.
معرفة اللوازم المكتبية
تعد معرفة المعدات ومواد العمل ، مثل أجهزة الفاكس ، أمرًا حيويًا لأي مساعد إداري. يجب أن يعرف كيفية تشغيل نظام الهاتف بخطوط و / أو ملحقات متعددة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تعرف كيف تعمل آلة النسخ وحتى كيفية إصلاحها عند الضرورة.
المهارات الحسابية
تعتمد معظم المكاتب على وظائف نظام الكمبيوتر. لذلك ، يجب أن يتمتع المساعد الإداري بالقدرة على فهم كيفية عمل أجهزة الكمبيوتر. بالإضافة إلى ذلك ، سيحتاج إلى أن يكون قادرًا على إرسال رسائل بريد إلكتروني ، وإجراء أبحاث على الإنترنت ، وأن يكون قادرًا على إنشاء جداول بيانات ، ومسح المستندات ضوئيًا ، وحتى تعليم الزملاء الآخرين حول وظائف الكمبيوتر الأساسية.
مهارات الكتابة
يساعد العديد من المساعدين الإداريين المشرف في كتابة المستندات. على سبيل المثال ، يمكن للمشرف إملاء مستند ويطلب من المساعد مراجعة الأخطاء المطبعية المحتملة أو المشكلات النحوية. وبالتالي ، يحتاج المساعد الإداري إلى معرفة كيفية إنتاج خطابات الأعمال. قد يحتاج إلى التواصل مع البائع للتأكد من تسليم جميع العناصر في الوقت المحدد وبشكل صحيح وفقًا للمواصفات.