المحتوى
قد يبدو قضاء بعض الوقت في كتابة دليل تدريب الموظف بمثابة عمل روتيني. إن استخدام أدوات Microsoft Word 2007 يجعل هذه العملية أسهل. قبل أن تبدأ الكتابة ، قم ببعض التخطيط. حدد المهام التي يجب على موظفيك إكمالها وأيها يمكن وصفه لمساعدتهم. خطط في أي موقف ستستخدم فيه الدليل ، سواء في فصل دراسي وجهاً لوجه أو في جولة ذاتية التوجيه. بمجرد أن تكون لديك فكرة عن نوع الدليل الذي تحتاجه ، إليك بعض الأدوات التي يمكنك استخدامها لجعل فكرتك حقيقة.
تجهيز
الخطوة 1
استخدم أداة الحدود في Word لإنشاء قائمة متعددة المستويات بالمهام التي يجب أن يتعلمها الموظف. ستساعدك هذه العملية في تحديد المدة التي سيستغرقها دليلك وستساعد في تقسيم العمل إلى أجزاء أصغر ، مما يسهل شرحه للموظفين. لاستخدام أداة الحدود في Word ، يجب أن تبدأ بمستند فارغ وتحديد "الصفحة الرئيسية". في مجموعة "الفقرة" هناك 3 أزرار: النقاط والأرقام وقائمة متعددة المستويات. حدد "قائمة متعددة المستويات" أو يمكنك النقر فوق السهم لأسفل لتحديد قائمة خيارات الحدود. يمكنك أيضا إنشاء الخاصة بك. اكتب المعلمات الخاصة بك. انتقل إلى المستوى التالي في قائمتك متعددة المستويات عن طريق الضغط على "Tab". للعودة ، اضغط على "Shift + Tab". اكتب خطوات التدريب وغيرها من المعلومات لتشرح لموظفيك كيفية أداء المهام المطلوبة في الوظيفة.
الخطوة 2
استخدم وظائف الرأس والتذييل في Word لإضافة أرقام الصفحات ومحتوى القسم وعنوان لكل صفحة في المستند. تعتبر الرؤوس والتذييلات مراجع مرئية مهمة للموظف لمعرفة مكانه في دليل التدريب. عند القيام بالتدريب ، تساعد إضافة أرقام إلى الصفحات في ربط صفحات معينة ببعض الموضوعات. انقر فوق "إدراج علامة التبويب" ، ثم في قسم الرؤوس والتذييلات ، حدد "رأس الصفحة". سيكون لديك خيارات لأنماط الرأس أو يمكنك إنشاء أنماط خاصة بك. يظهر العنوان في كل صفحة من صفحات الدليل ، أو يمكنك تغييره بحيث يظهر فقط على الصفحات المقابلة بحيث يتبع دليلك سطرًا من الكتاب. تظهر التذييلات في أسفل الصفحة وتستخدم بشكل عام لإظهار رقم الصفحة والتواريخ ومعلومات المستخدم. انقر على "التذييل" في قسم الرؤوس والتذييلات وكما فعلت سابقًا ، سيكون لديك عدة أنواع للاختيار من بينها.
الخطوه 3
أضف غلافًا للتمييز بين المواد التدريبية الخاصة بك والعناصر الأخرى التي تسلمها لموظفيك ، مثل دليل الموظف. قم بإنشاء الغلاف الخاص بك عن طريق النقر فوق "علامة التبويب إدراج" ثم "الغلاف" في قسم الصفحة. سترى مجموعة متنوعة من أنماط الغلاف التي يمكنك الاختيار من بينها أو إنشاء نمط خاص بك. امنح دليلك عنوانًا وصفيًا ؛ تشمل تاريخ الإنشاء والمؤلفين ، حيث يتم إنتاج هذه الكتيبات في مجموعات.
الخطوة 4
أضف عناوين لمساعدتك في إنشاء جدول محتويات لوثيقة التدريب الخاصة بك. يساعد هذا أيضًا على التنظيم البصري لتسهيل استخدام موظفيك. قم بإنشاء أنماط مختلفة من العناوين لكل موضوع باستخدام الحد الذي تم إنشاؤه مسبقًا (هذا الرأس ليس هو نفسه الموجود في أعلى الصفحة). أنماط الرأس هي أنماط الخطوط التي تستخدمها للإشارة إلى أقسام تدريب مختلفة ، بالإضافة إلى أقسام فرعية مختلفة.
إذا كنت تكتب دليلاً حول كيفية كتابة مراسلات الشركة ، فيجب أن يكون العنوان 1 الخاص بك هو "كيفية كتابة خطاب الشركة" ومن ثم يمكن أن يكون العنوان الفرعي "ما يجب تضمينه". لتمييز العناوين 1 و 2 ، حدد "الصفحة الرئيسية" وفي قسم الأنماط سترى عددًا من الأنماط المختلفة التي يمكنك الاختيار من بينها بما في ذلك العنوان 1 والعنوان 2 والتعليق وما إلى ذلك. حدد النص الذي تريده ليكون العنوان الأول 1 وانقر على قسم "العنوان 1" للإشارة إلى أهميته. انقر فوق القسم التالي لإنشاء رأسك 2. اتبع الحد بالكامل ، وحدد الرأس 1 و 2. وسيتم تضمينهما في جدول المحتويات عند الانتهاء.
الخطوة الخامسة
أضف جدولًا ومحتويات (TDC) لمساعدة موظفيك في العثور على المعلومات التي قد يحتاجون إليها عند الاقتضاء. إذا كنت قد أضفت بالفعل العناوين الأساسية والثانوية إلى المستند ، فدع Word يقوم بالعمل وأنشئ TDC نيابة عنك. انقر في بداية المستند ، حيث تريد ظهور TDC (عادةً بعد الغلاف) وانقر فوق "المراجع" ثم "جدول المحتويات" في القسم المتجانس. سترى قائمة بالجداول التلقائية التي يمكنك استخدامها. انقر فوق أحد التحديدات التلقائية ويجب أن تظهر TDC الخاصة بك باستخدام الرؤوس المختارة مسبقًا.
الخطوة 6
نظم عناوين وأقسام كتيب التدريب الخاص بك بترتيب خطوة بخطوة. يجب أن يكون الفهرس هو القسم الأخير والأكثر أهمية في الدليل. كلما كان الفهرس مكتملاً ، يمكن للطالب العثور على إجابات بسهولة أكبر من خلال رقم الصفحة لاحقًا. لإنشاء فهرس ، حدد الكلمة التي تريد إدراجها. انقر فوق "مراجع" ثم "إيداع" لمتابعة القيام بذلك لكل عنصر تريد إضافته إلى الفهرس. عند الانتهاء ، قم بالتمرير لأسفل إلى نهاية دليل التدريب الخاص بك وأضف الفهرس بالنقر فوق "المراجع" ثم "إدراج فهرس".
الخطوة 7
تحقق من الهجاء واحفظ ملفك. بمجرد إنشاء أول دليل تدريبي ، يمكنك جعله نموذجًا للأدلة الأخرى بالنقر فوق "فتح" ، ثم "حفظ باسم" ، عند ظهور مربع الحوار ، في قسم "حفظ بنوع" ، انقر فوق السهم لـ لأسفل وحدد "Word template (.dotx)" ثم يمكنك إعادة استخدام عملك في كتيبات تدريب أخرى.