المحتوى
يمكن العثور على الاختلافات بين خطابات الأعمال والرسائل الأقل رسمية أو الشخصية في كلا الهيكلين لكل منهما. تسمح الرسائل الشخصية غير الرسمية بتقدير المرسل فيما يتعلق بالتصرف في العناصر والعناصر الأخرى للرسالة. من ناحية أخرى ، يجب أن تتبع خطابات العمل معايير صارمة للأسلوب والشكل. تميز العناصر الرئيسية ، مثل التخطيط وهيكل الفقرة والتنسيق الفني ، خطاب العمل المناسب من الخطاب غير الرسمي.
العنوان والإغلاق
يجب أن يتضمن رأس خطاب العمل اسم المرسل وعنوانه وتاريخه. قم بضبط الرأس على الهامش الأيسر وحدد مسافة واحدة للمعلومات. يجب فصل معلومات الاتصال الخاصة بالمستلم عن العنوان بمسافة واحدة وتضمين الاسم الكامل للمستلم وعنوانه ، بما في ذلك الرمز البريدي. قد يختار الشخص الذي يكتب خطابًا غير رسمي استخدام تحية واحدة فقط في عنوان الرسالة. يتطلب إغلاق خطاب العمل تحية وداع وتوقيع. في كثير من الأحيان ، سيتضمن خطاب العمل التوقيع ، بالإضافة إلى اسم المرسل المكتوب تحته وأي بيانات اعتماد أو عناوين يحملها الكاتب. استخدم أربع مسافات بين تحية الوداع والاسم المكتوب للتوقيع بخط اليد. يكفي اسم المرسل وتحية أقل رسمية عندما تنتهي الرسالة الشخصية.
نمط النص الأساسي
يمكن التعامل مع الرسائل الشخصية ذات الطبيعة غير الرسمية دون قيود الأسلوب الخاصة برسالة العمل. يمكن للمرسل اختيار نمط أو نغمة تتناسب مع الخصائص الطبيعية للتفاعل مع المستلم. في خطاب العمل ، يجب أن يكون النمط متوافقًا مع نية الرسالة. يجب أن تبدأ خطابات العمل المصممة لتعريف المستلم بالمرسل أو خدمات الأعمال بمقدمة. يجب على المرسل بعد ذلك استخدام رصيد النص لإبلاغ المستلم بنيّة الخطاب أو طلب اتخاذ إجراء. على سبيل المثال ، يجب أن يقدم خطاب المبيعات البائع والمنتج ، وأن يوجه كيفية خدمة المنتج للمستلم ، وفي النهاية ، اتصل بالقارئ لاتخاذ إجراء - لشراء المنتج أو الخدمة.
الاختلافات الفنية في الشكل
تتضمن المعايير الفنية القياسية لخطابات الأعمال هوامش 2 سم على الجانبين ومسافة 2.5 سم في أعلى الصفحة وأسفلها. يجب توضيح تواريخ خطاب العمل ، وليس اختصارها ، ويجب أن تتضمن الشهر واليوم والسنة. يجب أن يستخدم المرسلون العناوين المناسبة في خطابات الأعمال ، ولكن تجنب التكرار. يجب أن يظهر الاسم الكامل للمستلم في التحية ، مع نقطتين في خطاب العمل. يمكن أن تتضمن الرسالة الشخصية الاسم الأول أو العنوان واسم العائلة متبوعًا بفاصلة. يجب أن تكون هناك مسافة بين العنوان ومعلومات الاتصال الخاصة بالكاتب والتحية الافتتاحية. توجد مسافة قياسية أيضًا بين التحية وكل فقرة في نص الرسالة. استخدم خطوط Serif ذات 12 نقطة ، مثل Times New Roman ، في حرف عمل ومسافة واحدة بين النص. يجب دائمًا كتابة خطابات العمل ، لكن جعلها مكتوبة بخط اليد يضيف لمسة شخصية.
أسئلة مهمة بخصوص الخاتمة
بعد الإغلاق ، يجب أن تحتوي خطابات العمل على منشورات مناسبة ، مثل إصدار النسخ. تعني "نسخة إلى:" أنه تم أيضًا إعادة توجيه الرسالة إلى أشخاص آخرين. الخاتمة هي أيضًا المكان المناسب لتدوين المواد المضمنة في خطاب العمل. يجب الإشارة إلى المستند المصاحب ، كعناصر مدرجة بعد التوقيع الختامي ، مع رقم وطبيعة نمط الصندوق في خطاب العمل.