المحتوى
تعد المستندات أو الملاحظات أو الخطابات الشخصية أمثلة على أنواع المستندات التي يمكنك إعدادها. القائمة متنوعة وطويلة. من الوثائق التي تنظم المجتمعات (مثل المعاهدات والبيانات والمسرحيات) إلى المستندات التي تقدم بيانات تجريبية (مثل التقارير وبعض المقالات في المجلات والصحف) ، فإنها تختلف وفقًا للمحتوى والغرض. إذا كنت تريد فهرسة مجموعة من المستندات ، فهناك أشياء تحتاج إلى معرفتها.
المعنى
تختلف المستندات حسب وظيفتها ونوعها وحجمها. المقالات الشخصية والوثائق القانونية والوثائق التنظيمية أو التجارية أو البحث أو الوثائق التاريخية هي أمثلة على النصوص المستخدمة من قبل الأفراد والمنظمات والحكومات والشركات لجمع وتقديم البحوث والبيانات والإحصاءات وغيرها من المعلومات ، بما في ذلك أهداف الدورة والسياسات و الإجراءات وخطط العمل.
هوية
الوثيقة هي أي ورقة تستخدم لتوصيل الحقائق أو الملاحظات أو المعلومات. يمكن "تصنيف" الوثيقة ، أي أنها ستوفر معلومات سرية لمجموعة صغيرة ومصرح بها ومقيدة ؛ "عام" ، مما يعني أنه سيوفر مواد للاستهلاك العام ، أو في حالة الهيكل المهني أو التجاري ، لجميع الموظفين وأعضاء الفريق ، و "البحث" ، مما يعني أنه سيوفر سردًا لحدث تاريخي . يمكن أن تأخذ المستندات أي رقم تصنيف ، اعتمادًا على المحتوى ، بما في ذلك "العقد" ، مثل صك أو عقد إيجار ؛ "علمي" ، مثل النظرية أو الفرضية ، أو "الأداة" ، مثل المطالبة القانونية أو المفهوم القانوني المستخدم في التقاضي.
أنواع
يمكن أن تشمل الوثائق التجريبية ، حيث يتم الحصول على المعلومات من خلال الملاحظة ، وثائق التسجيل كما هو الحال في الصحف والمجلات والتاريخ الشفوي والوثائق التاريخية ، مثل النصوص الدينية والمقالات الشخصية. تتضمن الوثائق الواقعية والتي يمكن التحقق منها الكتب المدرسية والروايات وكتب الطبخ والموسوعات. تتضمن مستندات الإنترنت صفحة ويب ومدونة وويكي.
المميزات
الوثيقة الجيدة سوف تنقل بشكل فعال مجموعة من الأهداف الشاملة أو توفر المعلومات التي تجيب على سؤال. على سبيل المثال ، سيجيب النص الذي يشرح كيفية القيام بأي شيء أو دليل التعليمات على سؤال أو مجموعة من الأسئلة حول كيفية تنفيذ مهمة أو كيفية تنفيذ هدف. للقيام بذلك ، يجب أن يحتوي المستند على إرشادات يمكن معالجتها أو استخدامها. مثال على ذلك هو دليل التعليمات الذي يسمح للمستخدم بركوب دراجة دون الحاجة إلى موارد إضافية بخلاف الدليل والأدوات التي سيتم استخدامها. بمعنى آخر ، لكي تكون فعالة ، يجب أن يصف دليل التعليمات المهمة ويقدم جميع المعلومات من أجل الإجابة على السؤال المطروح في المستند. في حالة مثال الدراجة الهوائية ، يجب أن يجيب دليل التعليمات على السؤال: "كيفية تجميع دراجة أ باستخدام الأدوات A و B فقط".
تحذير
بعض الوثائق محمية بحقوق الطبع والنشر لضمان محتواها. تطلب العديد من الشركات والكتاب والعلماء والمحامين ورجال الأعمال حماية حقوق الطبع والنشر لضمان ملكية المحتوى ذي الصلة ، بما في ذلك تقارير ملخص الأعمال ، وأوصاف المنتج ومطالبات براءات الاختراع ، ومراجعات الموظفين ، وبيانات المهمة ، وكذلك العلاجات والأفكار الخاصة بالقصص ، والاقتراحات القضائية ، ومطالبات البحث والتحليل وتقييم المراجعات الداخلية للشركة.