المحتوى
تخبرك المذكرات التي تكتبها كمحاسب بالكثير عن تجربتك المهنية ومصداقيتك. المحاسبون مسؤولون عن كتابة جميع أنواع المذكرات ، بما في ذلك المذكرات غير الرسمية للزملاء والمشرفين ، والمذكرات الرسمية لوحدات الإدارات ، والفواتير للعملاء. يمكن أن تؤدي مذكرة المحاسبة غير المكتوبة إلى إرباك المستلمين وإلحاق الضرر بمكانة شركتك. إن تعلم كتابة مذكرات المحاسبة بوضوح ودقة هو مفتاح التواصل التجاري الفعال وإقامة سمعة طيبة داخل مؤسستك.
الاتجاهات
-
تحديد الجمهور والغرض من المذكرة الخاصة بك. يتم استخدام معظمهم للفت الانتباه إلى المشكلات أو تقديم الحلول أو توصيل الأهداف الرسمية للشركة أو نقل معلومات جديدة. لا ترسل مذكرة إلى مكتب بأكمله إذا كانت تتضمن قسمًا واحدًا فقط. ضع في اعتبارك أيضًا حساسية المادة وما إذا كان سيتم نقل المعلومات بشكل أفضل من خلال مذكرة رسمية أو يتم إرسالها شخصيًا.
-
قم بتنسيق رأس المذكرة باستخدام الأقسام التالية: TO: (اسم المستلم وعنوانه) ، DE: (اسمك وعنوانك) ، DATE: (التاريخ الكامل والحالي) والموضوع: (ماذا تعني المذكرة).
تأكد من معاملة المستلمين بالاسم الصحيح وألقاب الوظيفة الرسمية. أن تكون محددة وموجزة في سطر الموضوع الخاص بك. على سبيل المثال ، "نهاية الفصل الدراسي" كسطر موضوع يمكن أن تعني أي شيء للمستلم. بدلاً من ذلك ، استخدم شيءًا مثل "عمليات الأرشفة الجديدة بحلول نهاية الفصل الدراسي".
-
قدم ملخصًا موجزًا لما تدور حوله المذكرة في الجزء الافتتاحي. الغرض من سلسلة الرسائل الافتتاحية هو توضيح المستلم لسبب تلقيهم للمذكرة ولماذا يجب عليهم قراءة المستند. الحفاظ على الجزء الافتتاحي في فقرة قصيرة.
-
أضف سياقًا يصف المشكلة أو الحدث أو الظرف أو سياق المذكرة. قد يكون السياق هو الجملة الافتتاحية للفقرة التالية ("نظرًا للارتباك المتعلق بإجراءات التقديم للفصل الأخير ...") ، أو فقرة منفصلة كاملة وفقًا لمقدار المعلومات اللازمة للحصول على الكل استقبال لمواكبة.
اتبع السياق مع جزء المهام ، والذي هو جزء من المذكرة الذي يصف ما يتم القيام به لحل المشكلة أو المشكلة ("نحن ننفذ إجراءات حفظ جديدة للفصل التالي ..."). احتفظ بجزء المهام في جملة أو فقرة قصيرة ، اعتمادًا على تعقيد المشكلة المطروحة.
-
تتبع مؤشر ترابط المهام مع مناقشة كاملة توفر المزيد من التفاصيل والدعم. يجب أن يكون خيط المناقشة أطول جزء من المذكرة ويشمل جميع الحقائق والأبحاث التي تدعم التوصية (التوصيات) التي وضعتها. تقدم مع تفاصيل وقوى الأدلة الأكثر صلة.
-
وضع اللمسات الأخيرة على المذكرة بجزء إغلاق قصير ، لا يزيد عن فقرة ، تصف بطريقة مهذبة الإجراءات التي تريد أن يتخذها مستلم المذكرة ("بداية من الشهر المقبل ، يرجى اتباع إجراءات التخزين الجديدة. .. "). أكد على كيفية استفادة المستلم من خلال اتباع الإجراءات الموضحة في المذكرة ("نأمل أن توفر هذه الإجراءات التخزينية الجديدة وقتك وتقلل من عبء العمل ...")
نصائح
- أرفق القوائم أو الرسومات أو المقالات أو أي مصدر آخر ذي صلة بالمذكرة. أضف ملاحظة إلى نهاية المذكرة إذا قمت بتضمين أي مرفقات ، مثل "مرفق: إجراء تخزين جديد".
- إذا كانت هذه هي المذكرة الأولى ، فاطلب من أحد الزملاء أو المشرفين مراجعتها للتأكد من دقتها وتأكد من عدم ترك أي شيء خارجها.
تحذير
- يمكن أن يؤدي إرسال مذكرة تحتوي على كتابة غير صحيحة للاسم أو العنوان أو عنوان البريد الإلكتروني إلى عدم أخذ الزملاء للمذكرة على محمل الجد بل وإلحاق الأذى بسمعتهم في حالة وجود جريمة متكررة. تحقق دائمًا مرتين للحصول على دقة كاملة قبل إرسال المذكرة.