كيفية كتابة تقرير نمط المذكرة

المحتوى

• الاتجاهات
• خطة التقرير
• اكتب التقرير
• أكمل التقرير
• نصائح

تعد تقارير نمط المذكرة مناسبة للمستندات القصيرة (أقل من عشر صفحات) التي سيتم توزيعها داخل المؤسسة. على سبيل المثال ، تعد تقارير المبيعات ووثائق تحليل المشروع مرشحين لتنسيق المذكرة. أنها لا تتطلب كل البهاء والمقدمة التي تتطلب التقارير الرسمية. يتعلق هذا بشكل رئيسي بالتقارير الموزعة أسبوعيًا أو شهريًا أو كل أربعة أشهر. على الرغم من ذلك ، يجب أن تأخذ نفس العناية التي تتبعها مع أي مراسلات للشركة عند التخطيط لكتابة تقرير بأسلوب المذكرات وكتابته.

الاتجاهات

استخدم تقارير نمط المذكرة للرسائل الروتينية (صورة مذكرة Lingnau انجي من Fotolia.com)

خطة التقرير

1. تتبع الموضوعات التي سيغطيها التقرير. خذ وجهة نظر القراء وتأكد من تضمين جميع المعلومات التي يحتاجون إليها أو يريدونها.

2. ابحث عن تقريرك جمع كل المعلومات ذات الصلة اللازمة لتغطية المواضيع في الخطوة 1.

3. قم بإنشاء دعم مرئي لتوضيح البيانات التي جمعتها. أعط كل صورة عنوانًا ذا صلة وتعليقًا.

4. راجع بحثك وحدد العناوين التي تريد استخدامها لتقسيم تقريرك وتقديمه. سيحدد شكله ومحتواه عناوين الأقسام. على سبيل المثال ، من المنطقي أن يتضمن تقرير المبيعات قسمًا لكل منطقة مبيعات أو خط إنتاج.

اكتب التقرير

1. اكتب نص تقريرك مع وضع قارئك في الاعتبار. أدخل الدعم المرئي عند الاقتضاء.

2. اكتب ملخصًا إداريًا يوفر للقراء نظرة عامة مختصرة على النقاط المهمة في التقرير.

   
   

3. قم بإنشاء فهرس يوضح المكان الذي تبدأ فيه الأقسام المحددة.

4. قم بإنشاء جدول توضيحي يسمح للقراء بمعرفة أين يمكن العثور على كل مخطط أو شكل أو جدول.

5. اكتب مذكرة انتقال. إذا كانت شركتك تستخدم مذكرات مطبوعة أو قالبًا ، فاستخدمها. خلاف ذلك ، استخدم تنسيق بسيط. تأكد من تضمين العناوين وحقول "من" إلى "الموضوع" والتاريخ.

أكمل التقرير

1. اجمع التقرير الكامل ، مع وضع الأجزاء التي أنشأتها بالترتيب التالي: مذكرة الإرسال ، جدول المحتويات ، قائمة الرسوم التوضيحية ، الملخص الإداري ، نص التقرير.

2. اطلب من صديق أو زميل أن يراجع تقريرك.

3. قم بإجراء التصحيحات اللازمة.

نصائح

• إذا انتقل تقريرك إلى عدة مستلمين ، فيمكنك إنشاء قائمة توزيع بدلاً من تضمين جميع الأسماء في مذكرة الإرسال. أدرج الأسماء أبجديًا أو ضع أسماء الأشخاص الأكثر أهمية في أعلى القائمة. اجعل مذكرة البث كما لو كانت غلاف السيرة الذاتية. اكتب كما لو كنت تقوم بتسليم التقرير شخصيًا للقارئ. تشمل العناوين الشائعة للتقارير: مقدمة ، تحليل المشكلات ، الأهداف ، التوصيات ، الاتجاهات ، الجدول الزمني ومعالم المشروع ، الطرق البديلة والتكاليف.