المحتوى
عادة ما يتم التواصل الأولي بين عميل محتمل وشركة محاماة عن طريق الهاتف ومع موظف استقبال. لذلك ، من المهم أن يكون موظف استقبال الشركة محترفًا ومهذبًا في جميع الأوقات. قد تكون المحافظة على الاحتراف في بعض الأحيان تحديًا ، خاصة بالنسبة لموظفي الاستقبال الذين يحضرون عددًا كبيرًا من المكالمات يوميًا ، ومع ذلك ، هناك بعض المبادئ التي يجب عليك اتباعها دائمًا عند الرد على المكالمات في مكتب محاماة.
تلقي مكالمة
أجب على كل مكالمة من خلال ذكر اسم مكتب المحاماة ، واسمك ، ثم حدد من يتصل ، واسأل ، "كيف يمكنني مساعدتك؟" على سبيل المثال: "صباح الخير ، هذا هو مكتب محاماة X و Y ، جين يتحدث ، مع من أتحدث؟" بمجرد تحديد المتصل بالاسم ، اسأل: "كيف يمكنني مساعدتك اليوم ، السيدة Z" ، تذكر إحالة العميل بالاسم لبقية المحادثة. يمكن أن تكون التعليقات التوضيحية أثناء كل مكالمة مفيدة ، خاصة فيما يتعلق بالأسماء. حافظ على نغمة إيجابية أثناء المحادثة ، وكن صبورًا ولا تفقد أعصابك أبدًا. تجنب استخدام المصطلحات أو اللغات العامية أو غير الكلمات مثل "aham" و "hum".
تحديد احتياجات المتصل
من المهم للغاية الاستماع بعناية إلى ما يحتاجه العملاء المحتملون لتلبية احتياجاتك وتقديم المعلومات المطلوبة بطريقة واضحة وموجزة. في كل مكالمة ، يوجد شخص يبحث عن معلومات أو شخص معين.
تحويل المكالمة إلى الشخص المناسب في المكتب
إذا كنت بحاجة إلى تحويل المكالمة إلى محام ، اطلب من العميل انتظار النقل على الخط. ثم اتصل بالمحامي وأعلن المكالمة باسم العميل والغرض من المكالمة ، لذا قم بإجراء التحويل إذا كان المحامي متاحًا. لا تترك العميل ينتظر على الخط لأكثر من 45 ثانية. بعد هذه الفترة ، اسأل عما إذا كان العميل يفضل الاستمرار في الانتظار ، أو ما إذا كان يرغب في ذلك عندما يعيد المحامي المكالمة أو إذا كان يفضل الاتصال لاحقًا.
نهاية المكالمة
قبل إيقاف تشغيل الهاتف ، اسأل عما إذا كان يمكنك المساعدة في أي شيء آخر وشكر العميل على الاتصال بمكتب المحاماة. من النادر أن يقنع موظف الاستقبال العميل المحتمل بتوظيف الخدمة ، ومع ذلك ، فمن الشائع جدًا فقدان العميل بسبب خدمة فقيرة أو غير مهنية أو غير مهنية.