المحتوى
في كثير من الأحيان ، في عالم الأعمال ، يُطلب منا تضمين خطاب تغطية لمرافقة تقرير أكبر ، والذي يمكن إرساله بالبريد أو التسليم الخاص أو حتى البريد الإلكتروني. خطاب الغلاف الرسمي له غرض محدد للغاية ويجب كتابته بطريقة تعرض المحتوى ووصفه ، وتكرر الموضوع الرئيسي للتقرير وتشير أيضًا إلى الخطوات أو الإجراءات التالية التي يجب اتخاذها.
اكتب خطاب تغطية التقرير
الخطوة 1
استخدم ورق الشركة لتكوين خطاب تقديم تقرير مراعاة لأهمية المستند المصاحب. حتى إذا كنت تستخدم بريدًا إلكترونيًا ذي رأسية ، تعامل معه كحرف ورقي ، بما في ذلك صورة شعار الشركة على صفحة البريد الإلكتروني.
الخطوة 2
قم بتضمين تاريخ اليوم ، بالإضافة إلى معلومات العنوان ، بما في ذلك الاسم الأول والأخير ، والمسمى الوظيفي ، واسم الشركة ، وعنوان الشارع والمدينة ، والرمز البريدي. استخدم التحية "Caro" ، متبوعة بتحية رسمية ، مثل الاختصارات "السيد" أو "السيدة" إذا كان الفرد غريبًا أو "كارو" بالاسم الأول أو الأخير للمستلم إذا كان الفرد أحد معارفه.
الخطوه 3
حدد الغرض من الحرف في فقرة النص باستخدام كلمات مثل "يقدم هذا الحرف (اسم التقرير) للمراجعة أو التعليق (أو أي إجراء مطلوب). اغتنم هذه الفرصة لتلخيص موضوع التقرير. حاول تلخيص الغرض من التقرير بإيجاز قدر الإمكان - في جملة واحدة أو جملتين على الأكثر.
الخطوة 4
لاحظ استنتاج التقرير هنا ، لكن لا تدخل في صميم استنتاجات التقرير. تريد أن يقرأ القارئ التقرير الفعلي وليس خطاب الغلاف فقط. يجب أن تثير الرسالة شهية القارئ لما سيجد في التقرير النهائي.
الخطوة الخامسة
قم بعمل قسم إكمال رسمي أو الخطوات التالية ، حيث تشير إلى الإجراءات التي يريدها المستلم. هل تريد منهم إعادة توجيه المستند أو التوقيع على المستند أو تنسيق اجتماع أكبر لتقديم النتائج؟ كن محددًا جدًا بشأن الخطوات التالية ، بالإضافة إلى اليوم والتاريخ ، إذا كانت هناك حاجة لاتخاذ إجراء عاجل.
قم بإنهاء خطاب الغلاف بتحية رسمية ، على نحو ودي أو مخلص أو مدروس. قم بتضمين اسم وعنوان مؤلف الرسالة. ضع أسماء الأشخاص الآخرين الذين سيتلقون التقرير وخطاب الغلاف في مساحة "نسخة إلى" (مع نسخة) في البريد الإلكتروني.