المحتوى
لا يهم إذا كنت تعمل في بيئة شركة أو بيع بالتجزئة ، وإذا كانت هناك مخاوف بشأن عملك ، فأنت بحاجة إلى أن تعرفهم على رئيسك في العمل. يتيح عرض مخاوفك من خلال خطاب لرئيسك أن يفهم بالضبط ما يحدث دون ترك مجال لإساءة التفسير ، حيث سيتم التعبير عن جميع أفكارك وأفكارك بوضوح. للقيام بذلك ، اتبع بعض الإرشادات للتأكد من أن اهتماماتك مرتبة بشكل احترافي.
تسليط الضوء على المخاوف الرئيسية
في الفقرة الأولى من الرسالة ، اشرح بالضبط سبب اتصالك برئيسك في العمل. استخدم أول جملتين لإبلاغك بمخاوف عملك ومتابعتها بتفسير مباشر لما يزعجك. في البداية ، من المهم تسليط الضوء على الأسباب الرئيسية للقلق. على سبيل المثال:
"مرحباً ، سيد سميث ، أكتب لأنني لديّ عدد من المخاوف المزعجة بشأن عمل تنسيق الحدائق المخصّصة لقسم عملي." طوال ملاحظتي ، لاحظت وجود موظفين متعبين للغاية يصلون بعد ساعات ويعملون آلات غير مهنية.
تقديم أمثلة محددة
بعد توضيح الغرض من الرسالة ، قم بتعميق الموقف من خلال تقديم أمثلة محددة. سيعطيك هذا فهمًا واضحًا للموقف ويقلل من احتمال أن يلاحظ خطابك دون أن يلاحظه أحد. على سبيل المثال:
"في 1 مارس 2011 ، وصل Jason S. Masters إلى مكان عمله في الساعة 10:45 مساءً ، أي بعد ساعة ونصف من وقت دخوله. وبدا عند وصوله ، أنه متعب للغاية وبدأ تشغيل الآلات دون إجراء التحقق من خلال فترة ما بعد الظهر ، لاحظت أن العديد من الموظفين يعملون في الآلات الثقيلة دون ارتداء خوذاتهم أو استخدام احتياطات السلامة ".
تجنب العبارات العاطفية
أثناء إنتاج الرسالة ، لا تصبح عاطفيًا بشكل مفرط ، لأن هذا يميل إلى تقليل الاحترافية وشرعية الرسالة. تأكد من أن جميع البيانات تستند إلى الحقائق وخالية من الدلالات العاطفية. الغرض من الرسالة هو تزويد رئيسك بالمعلومات اللازمة لتحديد الأسباب الدقيقة للقلق حتى يتمكن من اتخاذ إجراء إذا رأى ضرورة لذلك.
اقترح تحسينات
في نهاية الرسالة ، قدم اقتراحات بشأن مخاوفك. تأكد من أنها حقا اقتراحات وليس متطلبات. قبل الاقتراح ، استخدم عبارات مثل "هل تعتقد أنه سيكون أفضل ..." أو "قد يكون مفيدًا ...". استخدم هذا الجزء من الرسالة لتقديم أفكارك وإنهائها بطلب اجتماع حتى يمكن مناقشة مخاوفك وتبادل الأفكار لتصحيح أي مشكلات أخرى.