المحتوى
تستخدم الشهادات عادة عند تعيين شخص جديد ، ولكن يمكن استخدامها أيضًا لأي نوع من أنواع التحقق. يؤكد البيان بوضوح المعلومات أو الإجراءات التي يقوم بها شخص أو مجموعة. يحتوي هذا النوع من المستندات على الحقيقة فقط وسيحتفظ بها المستلم كمرجع. يجب أن تكون الشهادة قصيرة ، رسمية ومباشرة.
الاتجاهات
-
ابدأ الشهادة باليوم والشهر والسنة وقم بتوجيه الشخص أو الشركة. على سبيل المثال ، "عزيزي السيد سميث" أو "أعزائي الموظفين". سيوضح هذا الدليل بوضوح من الذي يجب أن يفكر في الشهادة.
-
اكتب فقرة قوية توضح فيها بضع كلمات المعلومات التي تحتاج إلى تأكيدها. على سبيل المثال ، "أنا ، جين دو ، أؤكد بموجب هذا أنني أكملت التدريب الأمني. أنا معتمد الآن للمتابعة في بيئة العمل هذه وفقًا لسياسة الشركة. أقر بأن البيان أعلاه صحيح وصالح علمي ". تذكر أن تدرج الجملة الأخيرة ، والتي تؤكد بوضوح أي بيان قمت بإدراجه في البيان.
-
أكمل الرسالة بتوقيع بسيط ، مثل "مع خالص التقدير" ، متبوعًا باسمك. سيضمن هذا التوقيع أنك كتبت البيان وأكدته.
نصائح
- استخدم لغة دقيقة ونبرة رسمية في الرسالة.
- لا تستخدم الاختصارات أو اللغات العامية.
- راجع الرسالة وتحقق من وجود لغة غامضة أو أخطاء.