المحتوى
أصبح البريد الإلكتروني وسيلة الاتصال المفضلة في عالم الأعمال. إنه سريع وموثوق ويعمل بمثابة توثيق مكتوب للمعاملات التي تتم. ومع ذلك ، في بعض الأحيان تغمر البريد الوارد رسائل غير مرغوب فيها ، لذلك من المهم أن تبرز بريدك الإلكتروني من العديد من الآخرين ، لا سيما إذا كنت تحاول إعداد اجتماع مع شخص ما لأول مرة.
كن مباشرة
كن مباشرًا قدر الإمكان في وقت كتابة البريد الإلكتروني ، وإذا أمكن ، أرسله مباشرةً إلى الشخص الذي تريد مقابلته وليس إلى البريد الوارد الذي تتقاسمه الدائرة. إذا كان هذا أمرًا لا مفر منه ، فضع حقل "الموضوع" في رسالة البريد الإلكتروني الموجهة إليه. في نص البريد الإلكتروني ، انتقل مباشرة إلى النقطة ؛ اشرح سبب الاجتماع واسأل عن مدى توفر الشخص لمقابلتك. إذا كنت تأخذ شخصًا آخر إلى الاجتماع ، فيرجى إخبارهم بذلك في رسالة البريد الإلكتروني. اشرح ما أنت عليه في الاجتماع. على سبيل المثال ، قل أنك تريد معرفة أهداف المبيعات أو من سيحل محل João da Silva في المحاسبة.
اختيار الموضوع المناسب
يعد حقل "الموضوع" في البريد الإلكتروني هو أول ما يقرأه الشخص وعادة ما يحدد ما إذا كان سيتم فتح البريد الإلكتروني أم لا. لذلك ، من الضروري ألا يكون هذا الحقل طويلًا جدًا. يجب أن تكون مشكلات البريد الإلكتروني قصيرة ومباشرة - يمكنك دائمًا مناقشة المزيد من التفاصيل في رسائل البريد الإلكتروني اللاحقة إذا تم تأكيد الاجتماع.
تحقق الإملاء الخاص بك
لا يوجد الكثير لتدعيم هذه النصيحة: ليس هناك ما هو أسوأ للإنطباع الأول من رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على أخطاء إملائية ونحوية وعلامات ترقيم متكررة. هذه الأخطاء تجعل بريدك الإلكتروني يبدو وكأنه نوع من البريد العشوائي ويزيد من فرص إرساله إلى صندوق البريد. فحص أكثر دقة للبريد الإلكتروني يمكن أن يمنع الكثير من الصداع. المثل الأعلى هو أن تطلب من شخص آخر قراءته والتحقق من هذا النوع من الخطأ إذا كان المستلم عميلًا مهمًا للغاية.
كن مهذبا
طلب اجتماع مع شخص ما هو كل شيء عن الانطباعات الأولى. إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تتصل فيها بالشخص ، فاستخدم النماذج اللغوية الأكثر تعليمًا التي يمكنك استخدامها. احتفظ باللقب واستخدم دائمًا عناوين مثل Mr. أو Miss. في رسالة بريد إلكتروني أولى ، لا تستخدم أبدًا كلمة "Hi" كتحية ؛ هذا يجعلك تبدو غير مهنية. في نهاية رسالة البريد الإلكتروني ، ضع دائمًا عبارة "شكرًا" أو "تحياتي" أو "تحية طيبة". مجاملات هي دائما مناسبة في المراسلات عبر البريد الإلكتروني.
ناقش تفاصيل الاجتماع
عن طريق البريد الإلكتروني ، حدد تاريخ ووقت الاجتماع كما لو كنت تفعل هذا عن طريق البريد. أوضح متى ستكون قريبًا من المستلم ؛ على سبيل المثال ، قل التاريخ الذي ستكون فيه في مدينة المستلم. كن واضحا بشأن ما تريد مناقشته. على سبيل المثال ، إن قول ما إذا كنت تريد التحدث عن "بيع ماكينات جز العشب في الربع الثاني من العام" يعطي المستلم فكرة أفضل عما سيتم مناقشته من "مبيعات" بسيطة.