المحتوى
- المسؤوليات
- سجل الصيانة
- التأمين وبناء الروابط
- تسجيل الأصول والحراسة
- المسؤولية عن المعاملات ذات الصلة
- الضوابط التكنولوجية
- مراجعة نقدية مستقلة
عند إنشاء نظام محاسبة ، يتعين على الشركات والمؤسسات غير الهادفة للربح إنشاء إطار للرقابة الداخلية. تساعد هذه العملية على التأكد من أن النظام يعمل بشكل جيد وأن جميع الموظفين المعنيين يؤدون أدائهم كما هو متوقع. توفر ورقة العمل الأساسية ضمانًا معقولًا عن طريق تقليل احتمال حدوث أخطاء وحماية أصول المنظمة. بسبب أهميتها ، يجب على الشركات النظر في المبادئ الأساسية للرقابة الداخلية.
المسؤوليات
يجب على الشركات تحديد المسؤوليات بوضوح. يضمن إعطاء التزامات محددة للأفراد فهمهم لدورهم في الحفاظ على الرقابة الداخلية. إذا تم تجاهل مسؤولية بشكل منهجي ، فإن نظام الرقابة الداخلية الفعال قادر على تحديد الموظف الذي لا يقوم بالمهمة الموكلة إليه.
سجل الصيانة
الذاكرة ليست أداة معصومة ، لا سيما عندما يتعلق الأمر بكميات كبيرة من المعلومات أو المعاملات. وجود إجراءات مناسبة لحفظ السجلات سيتيح للشركات الحصول على سجل دقيق للمعاملات. مع توفر هذه المعلومات ، يمكن للشركة استشارتها لاحقًا إذا كان من الضروري حل مشكلة أو توضيح أي شكوك.
التأمين وبناء الروابط
لسوء الحظ ، حتى أفضل نظام الرقابة الداخلية غير قادر على منع فقدان الأصول. من خلال تأمين سلعة وإنشاء سند مع موظفيها ، تتأكد المؤسسة من أنه سيتم تعويضها في حالة سرقتها أو تحويلها بطريقة أخرى.
تسجيل الأصول والحراسة
في نظام الرقابة الداخلية ، لا يكون الأشخاص الذين لديهم إمكانية الوصول الفعلي إلى أمين الصندوق والأصول الأخرى هم نفس الأشخاص الذين يحتفظون بالوثائق المتعلقة بهم. على سبيل المثال ، إذا كان الموظف المسؤول عن حفظ سجلات النقد للمصروفات الصغيرة هو نفسه الذي يتحكم في الإيصالات والسحب النقدي ، فسيتم تسهيل تزوير السجلات وتحويل الأموال. الشخص المسؤول عن الاحتفاظ بسجلات الأصول يجب ألا يكون لديه حق الوصول إلى الأصول التي يتحكم فيها.
المسؤولية عن المعاملات ذات الصلة
في بعض الأحيان ، يجب إكمال مهام متعددة قبل الانتهاء من معاملة واحدة. في هذه الحالة ، من المهم أن يتم تنفيذ كل نشاط يشكل العملية من قبل مختلف العمال. هذا يضمن مشاركة أكثر من شخص واحد في المهمة ويزيد من فرص اكتشاف الأخطاء أو الأعمال الاحتيالية.
الضوابط التكنولوجية
يمكن أن تساعد الإنذارات ولوحات مفاتيح الوصول الإلكترونية وميزات الأمان الأخرى في حماية أصول المؤسسة. غالبًا ما توفر هذه التقنية إمكانيات تحكم أكثر بكثير ويمكن استخدامها على مدار 24 ساعة في اليوم ، دون الحاجة إلى تكاليف الموظفين الإضافية أو انقطاعها. تزيد الشركات الذكية من أنظمة الرقابة الداخلية من خلال الاستثمار في تقنيات فعالة منخفضة التكلفة.
مراجعة نقدية مستقلة
يجب على الشركات مراجعة أنظمة الرقابة الداخلية الخاصة بهم بانتظام. لا يمكن للشخص المسؤول عن إجراء هذا التقييم القيام بأي عمل يتم التحقق منه. المثمن المستقل مثالي لهذه الوظيفة لأنه يمكن أن يوثق بموضوعية العمل الجاري في عملية الرقابة الداخلية وليس لديه سبب لتغطية الأخطاء أو أن يكون متفائلاً بشكل مفرط بشأن الإجراءات.