المحتوى
لا يهم إذا كنت تعمل في شركة أو بيئة بيع بالتجزئة ، وإذا كانت هناك مخاوف بشأن عملك ، فأنت بحاجة إلى لفت انتباه رئيسك إليها. إن إظهار مخاوفك من خلال خطاب يسمح لرئيسك بفهم ما يجري بالضبط دون ترك مجال لسوء التفسير ، حيث سيتم التعبير عن جميع أفكارك وأفكارك بوضوح. للقيام بذلك ، اتبع بعض الإرشادات للتأكد من معالجة مخاوفك بطريقة مهنية.
تسليط الضوء على المخاوف الرئيسية
في الفقرة الأولى من الرسالة ، اشرح بالضبط سبب اتصالك برئيسك في العمل. استخدم الجملتين الأوليين لإبلاغك بالمخاوف الوظيفية والمتابعة بشرح مباشر لما يزعجك. في هذه البداية ، من المهم إبراز الأسباب الرئيسية للقلق. فمثلا:
"مرحبًا ، السيد سميث. أكتب لأن لدي عددًا من المخاوف المحبطة بشأن أعمال تنسيق الحدائق الموكلة إلى قسمي. في كل ملاحظتي ، لاحظت وصول موظفين متعبين للغاية بعد ساعات وتشغيل الآلات بطريقة غير مهنية."
قدم أمثلة محددة
بعد شرح الغرض من الرسالة ، تعمق في الموقف من خلال تقديم أمثلة محددة. سوف يمنحك هذا فهمًا واضحًا للموقف ويقلل من احتمالية عدم ملاحظة رسالتك. فمثلا:
"في 1 مارس 2011 ، وصل جايسون إس ماسترز إلى مكان العمل في الساعة 10:45 صباحًا ، أي بعد ساعة ونصف من وصوله. وبدا أنه يشعر بالتعب الشديد عند وصوله وبدأ في تشغيل الآلات دون إجراء مسح ضوئي. خلال فترة ما بعد الظهر ، لاحظت أن العديد من الموظفين يعملون بالآلات الثقيلة دون ارتداء خوذات أو استخدام احتياطات السلامة ".
تجنب العبارات العاطفية
أثناء كتابة الخطاب ، لا تفرط في الانفعالات العاطفية ، لأن هذا يميل إلى التقليل من احترافية وشرعية الرسالة. تأكد من أن جميع التعليمات مبنية على حقائق وخالية من الإيحاءات العاطفية. الغرض من الخطاب هو تزويد رئيسك بالمعلومات اللازمة لتحديد الأسباب الدقيقة للقلق ، حتى يتمكن من اتخاذ إجراء إذا رأى ذلك ضروريًا.
اقترح تحسينات
في نهاية الرسالة ، قدم اقتراحات بشأن مخاوفك. تأكد من أنها حقا اقتراحات وليست متطلبات. قبل الاقتراح ، استخدم عبارات مثل "هل تعتقد أنه سيكون أفضل ..." أو "ربما سيكون مفيدًا ...". استخدم هذا الجزء من الرسالة لعرض أفكارك وإنهائها بطلب اجتماع حتى تتمكن من مناقشة مخاوفك وتبادل الأفكار لتصحيح أي مشاكل أخرى.