المحتوى
عادة ما يعمل المساعدون الإداريون للتأكد من أن المكتب يعمل بشكل أفضل. تفضل معظم الشركات مساعدين إداريين على الأقل في المدرسة الثانوية الكاملة أو سنتين أو أكثر في الكلية ولديهم خبرة في العمل في مكتب. يمكنهم مساعدة شخص ما على وجه التحديد أو تقديم المساعدة للفريق بأكمله. يجب أن يكون لدى المساعد الإداري العديد من المهارات والكفاءات لأداء وظيفته بفعالية.
المهارات الشخصية
مساعد إداري قد يقدم تقريرا إلى أكثر من شخص واحد. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يكون لكل مشرف أهداف وغايات مميزة له. لذلك ، يجب أن تكون قادرًا على العمل مع جميع المشرفين لضمان تلبية جميع المهام أو المهام المطلوبة و / أو المطلوبة. كجزء من واجباتك ، يجب على المساعد الإداري (التأكد من أن المكتب يعمل بفعالية) مساعدة زملائك في العمل من خلال التعاون والعمل كفريق.
مهارات إدارة الوقت
يجب أن يكون المساعدون الإداريون قادرين على تحديد أولويات وقت العمل. في يوم واحد ، يجب عليهم تنفيذ قائمة طويلة من المهام والتأكد من الانتهاء من كل مهمة في الوقت المناسب.
إدارة الوقت (كوكب المشتري / كومستوك / غيتي إيماجز)
معرفة اللوازم المكتبية
معرفة المعدات ومواد العمل ، مثل أجهزة الفاكس ، أمر حيوي لأي مساعد إداري. يجب أن يعرف كيفية تشغيل نظام الهاتف مع خطوط و / أو ملحقات متعددة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تعرف كيفية عمل الناسخ وحتى كيفية إصلاحه ، عند الضرورة.
مهارات الحاسوب
تعتمد معظم المكاتب على وظائف نظام الكمبيوتر. لذلك ، يجب أن يكون لدى المساعد الإداري القدرة على فهم كيفية عمل أجهزة الكمبيوتر. بالإضافة إلى ذلك ، سيحتاج إلى معرفة كيفية إرسال البريد الإلكتروني ، والبحث في الإنترنت ، ويكون قادرًا على إنشاء جداول بيانات ، ومسح المستندات ضوئيًا ، وحتى تعليم وظائف الكمبيوتر الأساسية لغيرهم من زملاء العمل.
مهارات الكتابة
يساعد العديد من المساعدين الإداريين المشرف في كتابة المستندات. على سبيل المثال ، يمكن للمشرف أن يملي مستندًا ويطلب من المساعد مراجعة الأخطاء المطبعية أو الأسئلة النحوية المحتملة. لذلك يحتاج المساعد الإداري إلى معرفة كيفية إنتاج خطابات العمل. قد يحتاج إلى التواصل مع البائع لضمان تسليم جميع العناصر في الوقت المحدد وبشكل صحيح كما هو محدد.
