المحتوى
السجلات المساحية هي أدوات إدارية مهمة لمعلمي الكنيسة. تمكنهم المعلومات الواردة في هذه الرموز من إجراء الاتصالات اللازمة مع الأعضاء وتقديم المساعدة في أوقات الشدة. كما أنها تساعد المعلمين على الترويج للأنشطة والبرامج الكنيسة وتتبع التقدم الروحي للأعضاء مع تفاصيل حول الدورات والمشاركة في الأنشطة. إن تحديث بطاقات العضوية ليست مهمة صعبة ، ولكنه يتطلب عملًا مستمرًا وتنظيمًا شخصيًا.
الاتجاهات
-
قم بإنشاء نموذج إلكتروني باستخدام الأداة التي تختارها. أدخل اسم الكنيسة والكلمات "ملف تعريف العضو" في الجزء العلوي لتحديد ملف سهل. قم بتضمين الأسئلة التالية واتركه فارغًا حتى يمكن الإجابة عليه: (1) الاسم ؛ (2) تاريخ الميلاد ؛ (3) عنوان المنزل ، والهاتف المنزل ، والهاتف الخليوي والبريد الإلكتروني ؛ (4) الحالة الاجتماعية ؛ (5) اسم الزوج ؛ (6) تاريخ ذكرى الزواج ؛ (7) اسم الأطفال والعمر والتعليم ؛ (8) شهادة مختصرة عن التحويل ؛ (9) مكان وتاريخ المعمودية. (10) الاحتلال ومكان العمل ؛ (11) العرق ؛ (12) مجالات إشراك الوزارة ؛ (13) المقررات التي اتخذت ؛ و (14) اسم القس والكنيسة القديمة.
-
حدد موعد تسليم النموذج أو طلب المعلومات. أحد الاقتراحات هو تقديم بطاقة "معلومات الزائر" قصيرة وبسيطة لأولئك الذين يصلون إلى الكنيسة لأول مرة. يمكن لهذه البطاقة أن تطلب فقط أهم المعلومات في الوقت الحالي ، مثل: الاسم والعنوان ومعلومات الاتصال واسم وعمر الأطفال. في وقت لاحق ، يمكن نقل هذه البيانات إلى سجل المساحية بواسطة متطوع أو أحد موظفي المكتب. هذا سيجعل الكنيسة لا تبدو متطفلة للناس الذين يأتون إليها للمرة الأولى. قد يكون خيارًا جيدًا طلب معلومات كاملة أو تقديم نموذج التسجيل عند حضور دورة أو التعبير عن رغبتك في الانضمام إلى الكنيسة.
-
اختيار واحد المسؤول عن الحفاظ على قاعدة البيانات. إنها ليست مهمة معقدة ، ولكنها تتطلب اهتمامًا مستمرًا. يمكن للأشخاص تغيير العناوين أو تغيير البريد الإلكتروني أو المشاركة في دورات جديدة أو المشاركة في وزارات جديدة. يجب أن يُمنح شخص ما مهمة لإضافة الأشخاص الذين يبدؤون ويطورون طرقًا ، مثل الاستطلاعات التي تُجرى كل ثلاثة أشهر ، لتحديث المعلومات على الرمز المميز مع بعض التردد.
-
ابحث عن قناة توزيع ، أي فكر في الوسيلة التي ستستخدمها لتوفير سجلاتك. يمكن القيام بذلك بعدة طرق تستخدم بشكل فردي أو مجتمعة. يمكنك وضع الرموز في مكتب استعلامات أو تسليمها إلى الدورات التدريبية أو نشرها فعليًا على موقع الكنيسة. من المهم تحديد طريقة الإفصاح والإعلان عن هذا النشاط ، بالإضافة إلى تذكير الجماعة به.
-
حدد مكان تخزين سجلات عضوية الأعضاء من أجل حماية المعلومات الشخصية للمشاركين. يمكن استخدام الهاتف المحمول كملف ، مغلقًا ، مع هذه الوظيفة. إذا تم تخزين المعلومات إلكترونيًا ، فتأكد من حماية الكمبيوتر بكلمة مرور. دع الجماعة تعلم أن المعلومات ستكون آمنة ومن سيكون لديه حق الوصول إليها.