المحتوى
في كثير من الأحيان ، في أي موقف شخصي أو مهني ، تحتاج إلى كتابة خطاب لشخص آخر وكذلك إرسال نسخة منه إلى شخص آخر. يعد هذا إجراءًا بسيطًا نسبيًا في الاتصالات الإلكترونية مثل البريد الإلكتروني لأنك قادر على إرساله إلى جميع المستلمين مرة واحدة بنقرة واحدة على زر "إرسال". عند إرسال رسالة ورقية إلى شخص ما ، يعد إعادة توجيه نسخة إلى مستلم إضافي أكثر صعوبة بعض الشيء لأن العملية ليست آلية مثل إرسال نسخ متعددة من رسائل البريد الإلكتروني ، وهناك حاجة إلى بعض الخطوات الإضافية.
الاتجاهات
-
اكتب الرسالة التي تريد إرسالها إلى المستلم الأساسي وإلى شخص آخر. أدخل "cc" واسم الشخص الثاني في أسفل الرسالة ، أسفل اسمك وتوقيعك. بالاحرف الاولى "سم مكعب" تعني "نسخة كربونية" وهي من بقايا الوقت الذي قام فيه الطباعون بنسخ من الحروف باستخدام ورقة من ورق الكربون بين ورقتين على الآلة الكاتبة.
استخدم الرسامون ورق الكربون لعمل نسخ من الحروف (كوكب المشتري / Photos.com / غيتي إيماجز)
-
عمل نسختين من الرسالة. إرسال الأصل إلى المستلم الرئيسي. قم بعمل نسخ لكل شخص ستتم إضافته إلى حقل "cc". احتفظ بنسخة أخرى في ملفاتك الشخصية. سيحصل كل من المستلم الأساسي والثانوي على المعلومات التي كتبتها في رسالتك وسيعرف كلاهما أن كل مستلم حصل عليها.
-
قم بعمل نسخة من الرسالة الأصلية التي وقعت عليها. سيتم إرسالها إلى مستلم إضافي لا تريد أن يكون المستلم الأول على علم به. إرسال الرسالة الأصلية إلى المستلم الرئيسي.
-
أضف "cco" واسم مستلم النسخة الثانية أسفل الرسالة ، أسفل توقيعك. أرسل المستند إلى المستلم الثاني بعد عمل نسخة لملفك الشخصي. الأحرف الأولى "cco" تعني "مع نسخة أعمى" وهذا يشير إلى أن المستلم الرئيسي لن يعرف أن نسخة من رسالته قد تم إرسالها إلى شخص آخر.
نصائح
- إذا كنت تكتب خطاب شكوى إلى أو حول شركة ، فقد يكون من المفيد إرسال نسخة إلى قسم خدمة العملاء في منطقتك. قد تؤخذ شكواك على محمل الجد.
تحذير
- اعتمادًا على الموقف ، قد يكون من المفيد أو المرهق استخدام "cc" أو "cco". فكر جيدًا فيما إذا كنت تريد أن يكون كلا الطرفين على دراية بالمعلومات الواردة في رسالتك وما إذا كنت تريد أن يدرك المستلم الأساسي أن الرسالة التي أرسلتها قد تمت مشاركتها مع الآخرين.
ما تحتاجه
- القرطاسية
- عناوين جميع المستلمين
- المغلفات
- طوابع البريد