المحتوى
تعد كتابة مذكرة رسمية وسيلة فعالة للتواصل داخل الشركة. اكتب المذكرة بصوت موثوق به ، لكنك ترغب في إعلام القارئ بدلاً من تخويفه. تُعرف المعلومات الإضافية المتضمنة في المذكرة كمرفق ، وعادةً ما يتم تضمين الإغلاقات في الرسالة. تشتمل المذكرة الرسمية على أقسام محددة والأحرف الأولى للكاتب والمساعد في النهاية. في حين أن معظم المذكرات هي صفحة واحدة أو أقل ، تأكد من تضمين فقرة ملخص في النهاية إذا كان لديك أكثر من صفحة واحدة.
الاتجاهات
-
في بداية المذكرة ، تشمل المقاطع "إلى" و "من" و "الموضوع". إذا كنت ستقوم بتضمين مرفقات ، حدد من الذي يحتاج إلى استلام هذه المرفقات ، والذي يحتاج فقط إلى نسخة من المذكرة ، اجعل الجميع على دراية بالمعلومات والمرفقات التي تم توزيعها (على سبيل المثال ، الشخص الذي قام بإنشاء المرفق لا يحتاج إلى استلامه ، ذلك). قم بتضمين اسم كل شخص سيتلقى المستند في رأس "إلى". ضمّن من تريد نسخه في "نسخة" في المذكرة النهائية. قد يتلقى بعض الأشخاص المستند على انفراد ، وتتم إضافته كـ "نسخة مخفية". سيحصلون على نسخة من المذكرة ، لكن لن يتم إدراجهم في "إلى" أو "نسخة إلى".
-
اكتب نص المذكرة بوضوح ودقة. استخدم لغة واضحة ومباشرة ، لكن احتفظ بالمذكرة بعيدًا عن النغمة المخيفة أو المهينة. يجب أن تحتوي المستندات الأكبر حجمًا على عدة فقرات لتسهيل قراءتها.
-
أكمل المذكرة بالاحرف الاولى من المؤلف متبوعة بالاحرف الاولى من المساعد بعد شرطة مائلة ("XX / aa"). يجب أن تكون الأحرف الأولى من المؤلف بالأحرف الكبيرة ، وكذلك الأحرف الأولى من الأحرف الصغيرة. يجب قراءة سطرين أدناه كلمة "المرفقات (x)" مع عدد المرفقات المضمنة بين قوسين. ثم اذكر الأشخاص الذين تريدهم أن يتلقوا نسخة منه ، بتنسيق القائمة. يجب أن يكون مكتوب بخط اليد أولئك الذين سيتلقون بواسطة نسخة مخفية. لا تنس تضمين "CCO" حتى يعلموا أنه تم نسخها بشكل مجهول. يجب أن يكون مؤلف المذكرة هو الأول في قسم "من".
نصائح
- احتفظ بنسخة أو نسختين إضافيتين من المذكرة في ملف مع المرفقات في حالة الحاجة إلى إضافة شخص ما إلى قائمة التوزيع.
- راجع المذكرة للتعرف على الأخطاء المطبعية التي لا تحددها أجهزة التدقيق الإملائي.
- تتضمن معظم برامج معالجة النصوص قالب مذكرة إذا لم تحدد شركتك نموذجًا للاستخدام.
تحذير
- تأكد من تضمين جميع المستلمين في قسم "إلى" في المذكرة.
- يجب استخدام المذكرات فقط في اتصالات الشركة الداخلية. يجب كتابة التواصل مع الموردين أو العملاء في شكل خطاب.
ما تحتاجه
- مرفقات المذكرة (إذا لزم الأمر)