المحتوى
في مكتب مزدحم يحتوي على قاعات مؤتمرات متعددة ، قد يكون من الصعب تتبع غرف الاجتماعات قيد الاستخدام وفي أي وقت. يمكن استخدام التقويم في Microsoft Outlook لجدولة مواعيدك ومواعيدك وأحداثك ، كما يمكن استخدامه للأحداث على مستوى المكتب ، مثل جدولة قاعات المؤتمرات. يمكنك إعداد تقويم لجدولة جميع قاعات المؤتمرات ، حتى يتمكن الموظفون من رؤية مدى توفر غرفة الاجتماعات بسهولة لأي تاريخ ووقت.
الاتجاهات
-
افتح Microsoft Outlook. انقر فوق "التقويم" في لوحة الإشارات المرجعية. انقر بزر الماوس الأيمن فوق "التقويم" وحدد "تقويم جديد". أدخل اسمًا للتقويم الجديد ، مثل "Schedule Room Schedule".
-
انقر فوق "عرض الجدول" في شريط الواجهة. انقر بزر الماوس الأيمن فوق التقويم وحدد "موعد جديد".
-
انقر فوق "تصنيف" على الشريط وحدد "جميع الفئات". حدد فئة اللون وانقر فوق "إعادة تسمية". أدخل اسمًا للفئة ، مثل "غرفة الاجتماعات 1" أو "قاعة مؤتمرات قاعة". إعادة تسمية فئات الألوان الإضافية ، واحدة لكل غرفة مؤتمرات. انقر فوق "موافق".
-
أدخل عنوانًا لاجتماع أو حدث في مربع نص الموضوع. في مربع النص "الموقع" ، اكتب رقم أو اسم غرفة الاجتماعات. أدخل يوم البدء ووقته لاستخدام قاعة المؤتمرات مع وقت الاستخدام النهائي. إذا كانت قاعة المؤتمرات ستستخدم لعدة أيام ، فيمكنك تغيير تاريخ الانتهاء.
-
أدخل تفاصيل الاجتماع المخطط لغرفة الاجتماعات في النافذة الرئيسية. يمكنك تضمين وصف للاجتماع وقائمة المشاركين.
-
انقر فوق "الفئة" على الشريط وانقر على قاعة المؤتمرات حيث سيعقد الاجتماع. رمز اللون هذا في التقويم يجعل الاجتماع مختلفًا بسهولة بين قاعات المؤتمرات المختلفة المستخدمة في نفس الوقت.
-
انقر فوق "حفظ وإغلاق" لإغلاق حدث قاعة المؤتمرات والعودة إلى التقويم.