المحتوى
غالبًا ما يكون مكتب الاستقبال هو باب الشركة وبالتأكيد يعكس هذا القسم من المكتب الثقافة التنظيمية للشركة وبالتالي الشخص الذي يشغل منصب موظف الاستقبال. تعد الانطباعات الأولى ذات أهمية قصوى في عالم الشركات ، ولكن هناك المزيد من الأشياء التي ينطوي عليها هذا الموقف من ترك انطباع جيد على الزوار. موقف موظف الاستقبال هو موقف متعدد الأوجه والذي ، إذا تم تقسيمه إلى مهام العمل ، قد يتطلب بسهولة العديد من الموظفين.
فوائد
موظف الاستقبال هو أول شخص يحيي العملاء والمستهلكين ويعلنهم لدعم الموظفين أو الأمين التنفيذي ، باستخدام البريد الإلكتروني أو نظام الاتصال الداخلي. في كثير من الأحيان ، يمكن أن تتدخل عندما لا تريد السلطة التنفيذية أن تتضايق. مكتب الاستقبال قادر على التعامل مع الخدمة الإدارية بحيث لا تحتاج إلى توظيف عمال مؤقتين.
شخصية
يندرج موقف موظف الاستقبال في الفئة الإدارية ومعظم التقارير مباشرة إلى الموارد البشرية أو منسق إداري أو مدير المكتب. تعد تعدد المهام أكثر من مجرد كلمة طنانة فيما يتعلق بموظف الاستقبال. في أوقات أكثر هدوءًا ، يمكنها الانتقال إلى أحد موظفي الأرشيف أو أي موظف إداري آخر بطريقة متكاملة ، مما يلغي الحاجة إلى موظفين إداريين إضافيين في المكتب الذي قد توجد به الملفات.
الاعتبارات
الاستقبال هو الصناعة التي تتطلب السرية ، وهذا الموقف يتطلب التدريب لإتقانه. يتحمل الشخص المختار لهذا المنصب مسؤولية دعم أي قوانين ومعايير السلامة التنظيمية. عند التوظيف ، يجب على المديرين النظر في الخلفية للتحقق من المتطلبات.
المطلوبات
نظرًا لأن موظف الاستقبال نادرًا ما يكون لديه تقارير مباشرة ، فإن الوظيفة تتطلب القدرة على التفوق في إدارة الوقت بالإضافة إلى التميز فيما يتعلق بالعميل. بعض الوظائف الرئيسية لموظف الاستقبال هي: الرد على الهواتف وتلقي واستقبال العملاء ، أرشفة الوثائق ودعم الإدارات الأخرى (مثل المحاسبة) ، وتوفير الاجتماعات ووضع علامات عليها ووضع علامات عليها ، والقيام بزيارات ، وفرز وتوزيع البريد.
توقعات
من المتوقع أن يتمتع موظف الاستقبال بنفس المهارات كمساعد إداري ، حيث أن الواجبات تختلف قليلاً فقط. يجب أن تكون مستويات الكفاءة في Microsoft Office أو أتمتة المكاتب الأخرى أعلى من المستوى الأساسي. عندما يؤدي المساعد الإداري عادةً الوظائف الإدارية الداعمة في المكتب ، يتفوق موظف الاستقبال على جميع الزوار في جميع الأوقات. مع أخذ ذلك في الاعتبار ، سيكون سلوكك دائمًا محترفًا. ومن المتوقع أيضًا أن تعرف أولوياتها اليومية ، حيث تظهر الانحرافات والمهام الأقل أهمية في أي وقت.