المحتوى
نظام كشوف المرتبات أمر حتمي ، لأنه من خلاله يمكنك معالجة كشوف المرتبات الخاصة بك. الأنواع الثلاثة للنظام هي: يدوي ، محوسب (تستخدمه الشركة نفسها) ، خارجي (خارجي). يتطلب منك النظام اليدوي معالجة باليد ، المحوسبة ، المصنوعة محليا ، ويستخدم البرنامج لمعالجة كشوف المرتبات والنظام الخارجي يعني الاستعانة بمصادر خارجية لمزود الخدمة. يُظهر مخطط تدفق نظام كشوف المرتبات التسلسل الذي تعالج به ، مما يؤدي إلى تحسين الإجراء وتجعلك على دراية بكل شيء.
الاتجاهات
-
ارسم المخطط الانسيابي باستخدام حزمة برامج مكتبية - وهذه هي أفضل طريقة للحصول على هواء احترافي. ومع ذلك ، يمكنك رسم المخطط باليد. قم بإنشاء مربعات وسهام تُظهر تدفق معالجة كشوف المرتبات ، مثل المكان الذي يبدأ وينتهي فيه.
-
إنشاء مخطط انسيابي لنظام كشوف المرتبات اليدوية. يجب أن تظهر جميع المهام اليدوية المشاركة في معالجة كشوف المرتبات الخاصة بك عبر هذا النظام.
على سبيل المثال: جمع بطاقات النقاط ، والتحقق منها لمعرفة حالة كل موظف ، والاتصال بالمشرفين حول الأخطاء أو المواقف المشكوك فيها ، وحساب كل بطاقة نقاط يدويًا. قم بإنشاء تسلسل يتضمن واجبات المعالجة ، مثل الحساب اليدوي للأجور ، والاستقطاعات القانونية (مثل ضرائب الرواتب) ، والاستقطاعات الطوعية (مثل الاستحقاقات التقاعدية والصحية) ، ودفع الأجور. قم بإجراء تسلسل آخر يعرض مهام ما بعد المعالجة ، مثل إنشاء سجلات كشوف المرتبات وعرضها يدويًا ، وإنشاء إدخالات يومية ونشرها ، ونشر الرواتب في البنك.
-
قم بإنشاء مخطط انسيابي للنظام المحوسب المستخدم في الشركة نفسها. هذا النظام يلغي المعالجة اليدوية. اجعل المخطط الانسيابي محددًا لمتطلبات برنامج الرواتب.
مثال: قم بتحديث بيانات النقاط في البرنامج ، وقم بمراجعتها ، واستكشف ما هو مفتوح. قم بمعالجة كشوف المرتبات من خلال البرنامج ، وطباعة تقرير ما قبل المعالجة ، والتحقق من الورقة من خلال التقرير ، وإجراء التغييرات اللازمة.إنشاء وإرسال ملفات الإيداع المباشر إلى البنك ، ودائع أموال الموظفين ، ودفع الرسوم المصرفية وإغلاق الرواتب. بشكل خاص ، عند إغلاق كشوف المرتبات ، فإنه يحفظ بيانات كشوف المرتبات بالكامل لفترة الدفع على النظام.
-
إنشاء مخطط انسيابي للنظام الخارجي. عند الاستعانة بمصادر خارجية كشوف المرتبات الخاصة بك ، سيطلب منك مزود الخدمة تقديم البيانات ورقة لكل فترة الدفع. يسمح لك الموفر عادةً بإرسال البيانات عبر الفاكس أو البريد الإلكتروني أو عبر الإنترنت. يجب أن يتضمن المخطط الانسيابي تفاصيل حول الطريقة المطلوبة.
مثال للطريقة عبر الإنترنت: راجع بيانات يوم العمل ، واتصل بالمشرف للحصول على أي توضيح ، وأبلغ عن التغييرات التي تطرأ على أجور الموظفين ، وبيانات وقت العمل على نظام الموفر. تحقق من البيانات التي تم إدخالها من خلال نظام المورد عبر الإنترنت ، وقم بتقديم بيانات كشوف المرتبات المستلمة وتوزيع دفع الأجور.
نصائح
- قم بإنشاء مخطط انسيابي بحيث يرتبط بكل عملية كشوف مرتبات. قم بتحديثه عند حدوث تغيير في النظام.
- يجب أن يتضمن المخطط الانسيابي الالتزامات الضريبية الفيدرالية والخاصة بالولايات ، مثل مدفوعات ضريبة الدخل وإعداد التقارير.