المحتوى
عادة ما يكون موظف الاستقبال أول شخص تراه عند الدخول في بيئة مكتبية. يتمثل دوره الأساسي في أي منظمة ، سواء في القطاع العام أو الخاص أو التطوعي ، في تمثيل المنظمة بشكل احترافي للضيوف ، وكذلك توفير الدعم للمبتدئين بالمهام الإدارية ، والجدولة ، وغيرها من المهام. يمكن لموظفي الاستقبال البقاء في وظيفة الدعم الإداري أو قد يتم تخرجهم حديثًا في الكلية ، متلهفين لمعرفة الأعمال الداخلية للشركة التي يهتمون بها.
إداري
أحد أهداف موظف الاستقبال هو دعم الوظيفة الإدارية للشركة. نسخ المستندات وحفظها وإعدادها بالإضافة إلى ترتيب اللوازم المكتبية وتوفير اللوازم الأساسية لرؤسائك. كما أنه يتعامل مع البريد الوارد والصادر.
خدمة العملاء
الغرض الرئيسي من هذه المهنة هو خدمة العملاء. يرد موظف الاستقبال على الهاتف بتحية ودية ومهنية ويوجه المكالمات إلى الأجزاء الداخلية. الإجابة على الأسئلة العامة من العملاء والعملاء المحتملين حول ساعات العمل ، والمنتجات والخدمات والرسوم المتاحة هي أيضا في نطاق واجبات موظف الاستقبال.
إدارة المواعيد
هدف آخر من موظف الاستقبال هو إدارة الجدولة للشركة. يدير جدول المواعيد ، بما في ذلك الحجوزات الجديدة والإلغاء وتغيير المواعيد. وجود مهارات تنظيمية جيدة والاهتمام بالتفاصيل هي مهارات أساسية لهذا المحترف.
مهام أخرى
تعد تحضير القهوة المكتبية والوجبات الخفيفة والوجبات الخفيفة للاجتماعات وإجراء مكالمات مع أعضاء الفريق أمثلة على مهام الاستقبال الأخرى. في بعض المكاتب ، يقوم موظفو الاستقبال بتجميع الأموال للجنة الاجتماعية ، وتقديم تذاكر انتظار السيارات ، والنشر في الصباح.