المحتوى
غالبًا في عالم الأعمال ، يتعين علينا تضمين خطاب تغطية لمرافقة تقرير أكبر ، يمكن إرساله بالبريد أو تسليمه أو حتى إرساله بالبريد الإلكتروني. لرسالة التغطية الرسمية غرض محدد للغاية ويجب كتابتها بطريقة تعرض المحتوى وتصفه ، وتكرر الموضوع البارز للتقرير وتشير أيضًا إلى الخطوات أو الإجراءات التالية التي يتعين اتخاذها.
الاتجاهات
-
استخدم ترويسة الشركة لإنشاء خطاب غلاف تقرير تقديراً لأهمية المستند المصاحب. حتى لو كنت تستخدم ترويسة ، تعامل معها كرسالة ورقية ، بما في ذلك صورة شعار الشركة على صفحة البريد الإلكتروني.
-
قم بتضمين تاريخ اليوم ، بالإضافة إلى معلومات العنوان ، بما في ذلك الأسماء الأولى والأخيرة والعنوان واسم الشركة وعنوان الشارع والمدينة والرمز البريدي. استخدم التحية "عزيزي" متبوعة بتحية رسمية مثل الاختصارات السيد أو السيدة إذا كان الفرد غريبًا أو "عزيزًا" يحمل الاسم الأول أو الأخير للمستلم إذا كان الفرد أحد معارفه.
-
أعلن الغرض من الرسالة في فقرة النص الأساسي باستخدام كلمات مثل "توفر هذه الرسالة (اسم التقرير) للمراجعة أو التعليق (أو أيا كان الإجراء الذي تريده). الإبلاغ بإيجاز قدر الإمكان - في جملة أو جملتين على الأكثر.
-
راقب خاتمة التقرير هنا ، ولكن لا تتجاوز جوهر استنتاجات التقرير. تريد أن يقرأ القارئ التقرير الفعلي وليس فقط رسالة الغلاف. ينبغي أن تزيد الخطاب من شهية القارئ لما يمكن العثور عليه في التقرير النهائي.
-
قم بإنشاء قسم استنتاج رسمي أو الخطوات التالية ، حيث تشير إلى الإجراءات المقصودة للمستلم. هل تريد منهم تمرير المستند للأمام أو لتوقيع المستند أو تنسيق اجتماع أكبر لتقديم النتائج؟ كن محددًا للغاية بشأن الخطوات التالية ، وكذلك اليوم والتاريخ ، إذا كانت هناك حاجة لاتخاذ إجراء عاجل.
أكمل خطاب التغطية بتحية رسمية ، مثل الود ، أو بإخلاص ، أو بإخلاص. قم بتضمين اسم وعنوان الرسالة. أدرج أسماء الآخرين الذين سيتلقون التقرير وخطاب التغطية في مساحة "نسخة" (مع نسخة) في البريد الإلكتروني.
اكتب خطاب تغطية لتقرير
ما تحتاجه
- ترويسة الشركة