المحتوى
إن عدم معرفة كيفية البدء يمكن أن يمنع الرسالة التي تحتاج إلى كتابتها. ربما تعرف سبب كتابتك لها ومحتواها ، والآن ستعرف كيف تبدأها. يجب أن يبدأ الخطاب في الإشارة إلى المستلم أو الجمهور الذي يتم توجيهه إليه وتقديم موضوعك من أجل جعل القارئ يرغب في مواصلة القراءة. يمكن أن يشير الغرض من الرسالة إلى طرق رائعة لتقديمها.
وضع العناوين
في خطاب رسمي أو عمل ، قم بتضمين عنوان بريدك الإلكتروني والتاريخ والعنوان والقسم الخاص بالمستلم. يجب تضمين هذه العناصر في بداية الرسالة. قم بمحاذاة هذه المعلومات على الهامش الأيسر. ابدأ بعنوانك (لا تدخل اسمك) ، ضاعف المسافة بينه وبينه ، ثم اكتب التاريخ بالتنسيق "1 أغسطس 2011". تخطي بضعة أسطر وأدخل عنوان المستلم. تخطي سطرين قبل التحية.
معالجة الرسالة
قم بتحية القارئ بشكل صحيح. للقيام بذلك ، تعرف على من سيقرأ رسالتك. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب خطاب تغطية ، فحاول معرفة اسم الشخص أو أعضاء اللجنة التي ستقوم بمراجعته. كلما كان العنوان شخصيًا ودقيقًا ، كان ذلك أفضل. تعرف على لقب المستلم (سيدي ، سيدتي ، دكتور) واستخدمه. رسائل العنوان الرسمية مع "عزيزي ..." إذا كنت لا تعرف المستلم ولم يكن من الممكن معرفة ذلك ، فاستخدم عنوانًا عامًا مثل: "لجنة القبول العزيزة" أو "لجنة التوظيف العزيزة". استخدم النقطتين للمراسلات التجارية وفاصلة للمراسلات الشخصية.
المقدمة
قم بعمل فقرة أو بيان تمهيدي فعال أو مقنع. ابدأ نص الرسالة بإظهار للقارئ لماذا يجب عليه قراءة رسالتك والغرض منها أو موضوعها وأهميتها. تعد الطريقة التي تقدم بها الموضوع في هذه الفقرة الافتتاحية أحد أهم أجزاء المقال. يجب أن تلفت الجملة الأولى انتباه القارئ. أفضل طريقة لتحقيق ذلك هي معرفة الجمهور المستهدف ، واستخدام الجملة الأولى التي تثير الدهشة (ولكنها مناسبة) ، أو ممتعة ، أو مثيرة للاهتمام أو تثير الفضول.
جذب الانتباه
اجذب انتباه القارئ بعبارات مثل: "خمسة ملايين دولار. هذا ما وفرته للشركة" س "العام الماضي" ، أو "هذه الرسالة ستضيء يومك!" ، أو "الكلمات" مخيبة الأمل تمامًا "تلخص تجربتي مع منتجك ". طوِّر الخطاب أولاً إذا كنت تواجه مشكلات في المقدمة. يمكنك دائمًا العودة إلى المقدمة بعد الانتهاء من التطوير. اقرأها عدة مرات واكتب الأفكار التي تخطر ببالك لتقديم الموضوع. ابحث عن أفكار أخرى إذا كنت لا تستطيع التفكير في شيء جذاب بنفسك.