المحتوى
كيفية كتابة خطاب إداري. في عالم الأعمال ، ليست الرسائل مجرد وسيلة للتواصل مع وكالات أو شركات أو احتمالات أخرى ؛ هي وسيلة لتمثيل شركتك وتوعية الآخرين بجودة الخدمة أو المنتج الخاص بك. وضع أفضل ما في شركتك أمر حتمي عند كتابة خطاب إداري.
الاتجاهات
-
تنسيق الرسالة مهنيا. قم بتضمين عنوان العمل إذا كانت الرسالة جزءًا من بيان رسمي. في الجزء العلوي من الرسالة ، أسفل التاريخ ، وتشمل العنوان وموضعك ، إذا لزم الأمر.
ابدأ بتحديد الشركة ، بالاسم والعنوان. (صورة العمل بيتر صور من Fotolia.com)
-
أدخل عنوان المستلم. تخصيص إذا كان ذلك ممكنا. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب لقسم معين ، فأدخل اسم الشخص الذي توجه إليه الرسالة. بدلاً من ذلك ، حدد القسم نفسه إذا كنت لا تعرف اسم الشخص.
تخصيص المستلم إذا كان ذلك ممكنا. (صورة الأعمال من روضان من Fotolia.com)
-
وصول الى هذه النقطة. في كتابة الأعمال ، من المحتمل أن يكون لدى القارئ أشياء أفضل من قراءة فقرات من النصوص غير الحيوية. اشرح الغرض من رسالتكم وقدم الحقائق. تجنب كتابة البراعم ، مما يقلل من الغرض من الرسالة.
كن حازما. (صورة لوحة المفاتيح بواسطة لينش كارول من Fotolia.com)
-
اكتب بأسلوب عمل احترافي ، لكن لا تستخدم كلمات صعبة يجب على القارئ البحث عنها في القاموس. الحفاظ على الصياغة الخاصة بك بسيطة وصفي. قصده هو جعلك تفهم الموضوع ، وليس إقناعه بمفرداتك.
اكتب بلغة احترافية ولكن بوضوح. (صورة امرأة كتابة jimcox40 من Fotolia.com)
-
كن مهذبًا. عادة ما تكون الكتابات التي تهيج أو تواجه نتائج عكسية لتحقيق أهدافها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يؤدي خطاب جدلي إلى نتائج عكسية واستخدامه ضدك لاحقًا.
كن مهذبًا. (الصورة من ركلة جزاء بواسطة أندريه رحمتولين من Fotolia.com)
-
راجع رسالتك قبل إرسالها للتأكد من عدم وجود أخطاء نحوية أو كلمات بها أخطاء إملائية.
راجع الحروف لتصحيح أي أخطاء. (نظارات على الصورة الورقية من إيلينا فدوفينا من Fotolia.com)