المحتوى
بفضل برامج الكمبيوتر التي تنظم الملفات بالترتيب الأبجدي بالطريقة التي نريدها ، أصبح حفظ الملفات الفعلية مهارة أقل شيوعًا. إذا كنت تعمل في مكتب طبي دون الاحتفاظ بسجلات إلكترونية ، فمن الضروري الاحتفاظ بالملفات بترتيب أبجدي لمنظمة أفضل. لا يستغرق الأمر كثيرًا لتبدأ ، وبمجرد أن يكون لديك نظام في مكانه ، سيكون من السهل الاحتفاظ بالملفات منظمة.
الاتجاهات
-
حدد المساحة بشكل مناسب. احسب مقدار المساحة المطلوبة لجميع ملفاتك ، ثم خصص مسافات أصغر لكل حرف من الحروف الأبجدية باستخدام الملصقات أو العلامات أو أشكال التعريف الأخرى. قد تحتاج إلى الاحتفاظ بالملفات في منتصف الدرج أو في زاوية مكتب أو في مكان آخر. طالما أنها تناسب ، فإن أي مكان سوف تفعل.
-
ملف أو كومة الملفات الطبية. إذا قمت بإنشاء ملفات أكبر لكل حرف من الحروف الأبجدية ، ضع سجلات المرضى في مجلد الحروف المناسب. بينما تستمر في إضافة الملفات لكل حرف ، ضع سجلات المرضى الجديدة أبجديًا داخل المجلدات الكبيرة. إذا كنت ترغب في تكديس الملفات في النهاية ، دون استخدام ملفات أكبر حجمًا ، فاستخدم مساحة كافية على الطاولة أو الأرضية لإنشاء أكوام بترتيب أبجدي لكل حرف يحمل الاسم الأخير للمريض.
-
تحقق عملك. بالإضافة إلى التحقق من إدراج الملفات الموجودة داخل خزانة بشكل صحيح داخل مجلد الحرف الأول الخاص بك ، تأكد من أن السجلات في الترتيب الأبجدي داخل كل ملف حرف ، واختيار عشوائي بعض منهم للمسح الضوئي. أحد الأخطاء التي يجب الانتباه إليها هو التكديس للخلف ، مما يؤدي إلى عرض الأسماء الموجودة داخل كل ملف حرف مقلوبًا رأسًا على عقب.
ما تحتاجه
- المجلدات
- خزانة الملفات