المحتوى
- مقدمة
- وضع ميزانية
- تأكد من الضيوف تأكيد الحضور في أسرع وقت ممكن
- التاريخ؟
- الجلوس في الهواء الطلق
- احتفل بمشروب خاص
- خطة القائمة بعناية
- دفع
- اللمسات النهائية
مقدمة
كمضيف مثالي للحفلة ، تتمثل مهمته الرئيسية في جعل الاستقبال يبدو ممتعًا وسهل التنظيم ، وإخفاء جميع الأعمال الشاقة وراء الكواليس. قام خايمي جيفن ، المؤسس المشارك لشركة الأحداث YourBASH! ، بتنظيم كل شيء من حفلات الزفاف وحفلات أعياد الميلاد وحفلات الأطفال إلى العرض الأول للفيلم وإطلاق المنتجات. تقدم هنا بعض النصائح حول التخطيط للحفلات للمنظمين المبتدئين وذوي الخبرة.
وضع ميزانية
يقول جيفن إن أول شيء يجب التفكير فيه عند التخطيط لحدث ما هو التكلفة. الميزانية الإجمالية سوف ترشدك في كل قرار. بناءً على ميزانيتك ، ستتمكن من تحديد نطاق الحفلة وعدد الضيوف الذين يمكنك أو ينبغي أن تدعوه. تقول أن هذا صحيح بشكل خاص لمكان الحفلات. يمكن أن تصل تكلفة كل الإيجارات المطلوبة لبعض الحفلات المنزلية إلى أكثر من تكلفة استضافة الحدث في مطعم أو مساحة للحفلات.
تأكد من الضيوف تأكيد الحضور في أسرع وقت ممكن
يقول جيفن ، خاصة بالنسبة للمناسبات أو الحفلات الكبيرة ، أنه يجب إرسال الدعوات قبل شهر على الأقل."هذا يمنح ضيوفك الفرصة للتخطيط ، وتمكين أي تغييرات في الخطط التي لديهم بالفعل" ، كما أضافت ، "تأكد من تضمين عنوان بريد إلكتروني أو رقم هاتف وموعد نهائي للتأكيدات ، لذا تأكد من الحصول على رد في الوقت المحدد ، والذي سيخبرك بعدد الأشخاص الذين سيحضرون ويسمح لك بتوسيع نطاق الحدث. "
التاريخ؟
قد يكون من الصعب الاستجابة لطلبات الضيوف بأخذ زملائهم إلى اجتماعات أكثر رسمية ، حيث يمكن للمرافقة أن تؤدي إلى تكاليف ومخاوف إضافية حول عدد الأشخاص. يقول جيفن إن إحدى الطرق لتجنب ذلك هي التأكد من أن دعواتك محددة ، لذلك "إذا كنت تريد أن يأتي برونو فيريرا بدون ضيف ، فيجب عليك توجيه الدعوة إلى برونو فيريرا." وإذا سمحت له بإحضار ضيف ، فاحصل على اسمه مسبقًا وأرسل الدعوة إلى برونو فيريرا ورافيلا أغيار. "
الجلوس في الهواء الطلق
تعتبر الساحات الخلفية والحدائق والشواطئ أماكن رائعة للحفلات ، ولكن يجب أن تدرك أن الطبيعة الأم لديها روح الدعابة. يقول جيفن: "عند استخدام مساحة خارجية ، يجب أن يكون لديك دائمًا B في حالة المطر (أو الحرارة الشديدة). يمكنك وضع خيمة ، لكن عليك أن تدرك أن هذه تكلفة كبيرة".
احتفل بمشروب خاص
إذا كنت تنوي تقديم المشروبات ، فيجب عليك شراء ما يكفي من المشروبات بمعدل يتراوح بين ثلاثة إلى أربعة مشروبات لكل ضيف لحضور حفل مدته أربع ساعات ، كما يقول جيفن. كما تقول إن لديها "عدة مشروبات غير كحولية في متناول اليد" في حفلاتها لأن "من لا يشربون الخمر يستمتعون أيضًا بمشروبات غير كحولية".
خطة القائمة بعناية
بالنظر إلى إمكانية وجود أشخاص لا يأكلون كل شيء وهم يعانون من الحساسية ، فإن التخطيط لقائمة ترضي الجميع ليست مهمة سهلة. كآلية حماية ، يسأل Geffen كل ضيف مقدمًا عن قيود طعامه ويتجنب الأطباق التي تحتوي على المكسرات أو القشريات. كما تضع لوحات مفصلة في كل محطة بوفيه ، أو في حالة تقديم المقبلات ، تُبلغ النوادل بالتفاصيل.
دفع
تخطط لتناول العشاء في الخارج؟ يقول جيفن إنه يجب تحديد الدفع مقدمًا. "على سبيل المثال ، أخبرهم أن كل شيء سيتم إدراجه مقابل 80 دولارًا لكل شخص وجلب المال ، لتسهيل الأمر في الليل" ، كما تقول. "لا تفاجئهم في مساء الحدث بمجموعة من المال. لن يحب الضيوف عدم وجود تخطيط!"
اللمسات النهائية
بالنسبة إلى الحفلة التي لا تنسى ، قم بالتخطيط مع وضع سمة في الاعتبار وإنشاء ألوان وأنسجة من حولك. يقول جيفن إن التفاصيل الصغيرة ، مثل الكوكتيلات ذات السمات ، هي طرق ممتعة لإحداث تغيير. "إذا كنت تقدم حفلة عيد الميلاد ، فقم بالتخطيط لشيء احتفالي وممتع وملون. يمكنك عمل تفاحة من المارتيني لتمثيل اللون الأخضر ، وسميها حلوى قصب واستخدام قصب الحلوى كزينة."