المحتوى
معظم الشركات ، سواء كانت صغيرة أو كبيرة ، لديها مكتب أمامي أو مكتب أمامي. تتألف إجراءات التشغيل القياسية للموظف الذي يتعامل مع خدمة العملاء من واجبات ومسؤوليات تعمل على تحسين كفاءة الشركة ككل. يجب أن يفهم هؤلاء الموظفون تمامًا جميع جوانب دورهم حتى يتمكنوا من أداء دورهم بأفضل طريقة ممكنة.
بمثابة بوابة
الدور الأكثر أهمية الذي يلعبه موظف استقبال هو "بوابة" أو حارس البوابة. أنت أول شخص يراه العملاء عند الوصول ، وعادةً ما يكون أول شخص يتحدثون إليه عندما يتصلون بالمكتب. يجب أن تكون ودودًا ومهذبًا للعملاء ، ولكن أيضًا الحفاظ على سلطتهم. سينعكس موقفك بشكل إيجابي أو سلبي على النشاط التجاري ككل ، ويجب عليك دائمًا أن تضع ذلك في الاعتبار. تقع على عاتقك مسؤولية التأكد من أن الرؤساء لا يستقبلون إلا الأشخاص الذين لديهم وقت لاستقبالهم والذين يريدون التحدث معهم. دائما تعامل الشخص بشكل مباشر ومناسب ؛ قد تحتاج إلى إخبار شخص ما بأنه يحتاج إلى ترك رسالة ، أو أنه يجب أن يجلس وينتظر.
المهام الروتينية
في معظم المكاتب ، يجب على موظف الاستقبال التعامل مع الأنشطة اليومية مثل إدارة البريد الإلكتروني ، والاستماع إلى البريد الصوتي ، وإعداد الحقائب النقدية ، وسقي النباتات ، وجداول إعادة التعبئة. الاحتفاظ بقائمة بجميع المهام اليومية يمكن أن يساعد في منعك من نسيان شيء ما. من المفيد أيضًا الاحتفاظ بدفتر عناوين يحتوي على أرقام مهمة وكثيرة الاستخدام ، لأنه غالبًا ما يكون من مسؤولية استدعاء الاتصال بالصيانة وتكنولوجيا المعلومات ومختلف الأشخاص الآخرين على مدار اليوم الذي تنشأ فيه مشاكل.
تنظيم جدول أعمال الالتزامات
أخيرًا ، ما لم يتم تفويض هذا العمل لموظف آخر ، مثل مساعد الرئيس ، فإن الاستقبال هو المكان الذي يتم فيه الحفاظ على جدول الأعمال. كن على دراية دائمًا بالأنشطة القادمة والمواعيد الملغاة. تذكر ملاحظة أسماء وأرقام الأشخاص الذين يرغبون في تحديد موعد في أيام مليئة ، في حالة الإلغاء. في بعض الأحيان قد يكون من الضروري إجراء تعيينات مؤقتة ، وفي هذه الحالة ، عليك فقط وضع جدول زمني بعد ذلك. تذكر دائمًا استخدام أقلام الرصاص لأن ذلك يسهل محو الغطاء والتستر في حالة تغير الوقت.
