المحتوى
بالنسبة للشركات ، من الضروري الرد على الهاتف بطريقة مهنية ومهذبة. يبقى الهاتف الوسيلة الأساسية للاتصال بين معظم الشركات وعملائها. إذا قرأت بعض مراجعات العملاء للشركات ، فستلاحظ أنها تميل إلى تكوين رأي عام حول الشركة وفقًا لطريقة تعاملها على الهاتف. يتخذ العملاء أحكامًا استنادًا إلى عدد الرنات قبل الرد على المكالمات ، وكيف يتم استقبالهم ، ومدة انتظارهم ، وما إذا كانوا راضين في نهاية المكالمة.
الاتجاهات
-
أجب على الهاتف قبل الحلقة الثالثة. لأن هذا قد لا يكون ممكنًا في كل مرة ، يجب أن يكون هذا هو الهدف العام. لا يرى العملاء شيئًا احترافيًا عندما لا يتم الرد على مكالماتهم بسرعة. حتى إذا لم تتمكن من الرد على المكالمة على الفور ، فاستقبل العميل على الأقل واطلب منه الانتظار قليلاً.
-
أجب على الهاتف باحتراف. في معظم الشركات ، تعمل التحية القياسية بشكل جيد ، ويمكنك وضع سياسة على مستوى الشركة بحيث يتم الرد على جميع المكالمات بالطريقة نفسها. استخدم تحية بسيطة مع اسم شركتك واسأل كيف يمكنك المساعدة. على سبيل المثال ، قد تقول شيئًا مثل "مساء الخير وأشكرك على اتصالك بـ XXX. كيف يمكنني مساعدتك؟"
-
الاستماع بعناية أثناء محادثات العملاء. يغضب العملاء عندما يعتقدون أن الشخص لا يهتم بما يقوله أو يحتاج إلى تكراره عدة مرات لما قالوه للتو. تجنب القيام بالأنشطة الأخرى أثناء التواجد على الهاتف وإيلاء اهتمامك الكامل للعميل.
-
ابتسم بينما تتحدث. عندما تبتسم ، يبدو أكثر إرضاءًا للهاتف ويستجيب العملاء له بشكل إيجابي. أيضًا ، كن دائمًا لطيفًا ومهذبًا ، حتى عندما يكون العميل متوتراً وليس لطيفًا.
-
تحدث ببطء ووضوح عند شرح شيء للعميل. لا يرغب العملاء في التسرع ، كما لو كنت تحاول إغلاق المكالمة على الفور. من المهم بشكل خاص التحدث ببطء وبوضوح عند شرح العمليات الطويلة أو شرح سياسات الشركة. تحتاج إلى شرح كل شيء بالتفصيل حتى يفهم العميل تمامًا ولا يترك أي مجال للشك.