طرق جيدة لإنهاء البريد الإلكتروني بشكل احترافي

المحتوى

• معلومات للتواصل
• توقع الإغلاق
• القضايا والشواغل
• الاعتبارات

عند كتابة بريد إلكتروني بشكل احترافي ، يمكن للمرء أن يقضي معظم الوقت في التأكد من أن كل جزء من المعلومات قد تم تضمينه ، وأنه تم تنسيقه بشكل صحيح ، وأنه تم تنفيذ المدقق الإملائي. ومع ذلك ، لا تنسى إغلاق البريد الإلكتروني. يمكن أن يحدث إنشاء نهاية احترافية للبريد الإلكتروني فرقًا كبيرًا في كيفية تلقي الشخص لها. اترك للمتلقي انطباعًا جيدًا عنك.

معلومات للتواصل

إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا احترافيًا لأول مرة ، فمن الجيد أن تنهيه بمعلومات الاتصال الخاصة بك ، وليس فقط باسمك. على الرغم من أن المستلم سيحصل تلقائيًا على عنوانك بعد تلقي البريد الإلكتروني ، تأكد من تقديم أشكال اتصال أخرى. إذا كنت تعمل لصالح شركة معينة ، فقم بتضمين معلومات الاتصال هذه ، بما في ذلك العنوان. أعط رقم هاتفك المباشر ووضح ما إذا كان هاتفًا خلويًا أم خطًا أرضيًا. إذا كان لشركتك مكتب مركزي ، فتأكد من تضمين الامتداد. كلما زاد عدد جهات الاتصال التي تتركها ، كانت فرص الشخص في الاتصال بك أفضل.

توقع الإغلاق

تحب Leslie O’Flahavan كتابة Matters إنهاء بريد إلكتروني احترافي بعبارة "أتطلع إلى ...". تقول أن هذا سيكرر الغرض من البريد الإلكتروني. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يضع أيضًا الشخص الذي أرسل لك البريد الإلكتروني في وضع الرد. على سبيل المثال ، إذا أرسلت بريدًا إلكترونيًا بشأن وظيفة شاغرة ، فيجب أن ينتهي بعبارة "أتطلع إلى سماع قرارك بشأن طلبي". يعرف المستلم الآن ، على وجه اليقين ، ما هو الغرض من بريدك الإلكتروني.

القضايا والشواغل

عند إغلاق بريد إلكتروني احترافي ، تأكد من تقديم دعوة للحصول على رد ، مثل "أخبرني إذا كان لديك أي أسئلة أو مخاوف بشأن ..." لأن هذا سيمنح المستلم الضوء الأخضر للرد دون الشعور كما لو كان يزعجك ، أو أن بريدك الإلكتروني كان المقصود منه أن يكون الكلمة الأخيرة. هذا أيضًا يحافظ على تدفق المحادثة. عند إرسال بريد إلكتروني ، تأكد من أن كل الأشخاص المعنيين موجودون على نفس الصفحة وأن جميع الأسئلة والمخاوف قد تمت معالجتها.

الاعتبارات

يمكن أن يكون لنهاية أي بريد إلكتروني احترافي لمسة شخصية ، اعتمادًا على علاقتك بالمتلقي. بمرور الوقت ، يمكن لجهة اتصال مهنية أن تصبح صديقًا ، مما يسمح لك بإنهاء رسالة بريد إلكتروني بنكتة داخلية أو حتى قصة مستقلة. ومع ذلك ، لا تفعل هذا حتى يتم إنشاء علاقة صداقة. إنهاء رسالة بريد إلكتروني بـ "Sincerely" هو حل وسط جيد. هذا يدل على أنك لست مجرد علاقة عمل ، ولكنك شخص مهتم. لا تخف من إظهار القليل من المجاملة في نهاية رسالة البريد الإلكتروني ، خاصةً إذا كانت احترافية.