المحتوى
- إدارة التزامات الرئيس التنفيذي
- تنظيم الرحلات
- تواصل مع أعضاء مجلس الإدارة
- المهام الإدارية والمكتبية العامة
- والمؤهلات والمهارات
- بيئة العمل والراتب
يقدم المساعد التنفيذي للرئيس التنفيذي (CEO) دعمًا إداريًا سريًا وعالي المستوى للمدير التنفيذي. يمكن أن تكون الوظائف إدارية وقائمة على المشروع وتشمل جدولة السفر وتنظيم الاجتماعات والتعامل مع طلبات المعلومات وإعداد التقارير والمراسلات والاتصال بأعضاء مجلس الإدارة. في هذا المنصب ، غالبًا ما يتعامل المحترف مع المعلومات السرية ، لذا تتطلب الوظيفة دبلوماسية وحذرًا.
إدارة التزامات الرئيس التنفيذي
الرؤساء التنفيذيون لديهم جداول عمل مزدحمة للغاية والكثير من العمل. لذلك ، تقع على عاتق المساعد التنفيذي مسؤولية إدارة هذه العناصر والتأكد من أنه مستعد بشكل كافٍ للاجتماعات. أمامهم ، يمكن للمساعد التنفيذي إعداد جدول أعمال الاجتماع وتقديم المعلومات الأساسية الضرورية للمدير التنفيذي. تقع على عاتقك أيضًا مسؤولية إبقاء الرئيس التنفيذي على اطلاع دائم بالجدول الزمني اليومي حتى يصل إلى هناك في الوقت المناسب ويعرف أين يجب أن يكون.
تنظيم الرحلات
يميل الرؤساء التنفيذيون إلى السفر بشكل متكرر ، وغالبًا ما تقع على عاتق المساعد التنفيذي مسؤولية تنظيم هذه الرحلات والخدمات اللوجستية ، والتي يمكن أن تشمل حجز الرحلات الجوية وتأجير السيارات والإقامة في الفنادق. كما أنه مسؤول أيضًا عن تنظيم الاجتماعات وتوفير المعلومات الأساسية واستكمال تقارير المصروفات للتعويض بعد السفر.
تواصل مع أعضاء مجلس الإدارة
يمكن للمساعدين التنفيذيين أيضًا التفاعل مع مجلس الإدارة. قد تشمل المهام جدولة اجتماعات مجلس الإدارة ، والتعامل مع الخدمات اللوجستية لاجتماعات مجلس الإدارة ، وإرسال المواد للمراجعة قبل الاجتماعات ، وتدوين الملاحظات وتوزيعها ، وتوضيح الأسئلة العامة لأعضاء مجلس الإدارة.
المهام الإدارية والمكتبية العامة
يقوم المساعد التنفيذي أيضًا بأداء المهام الإدارية والمكتبية العامة ، مثل الرد على الهواتف وإرسال الفاكسات والمراسلات وحفظ الملفات وعمل النسخ. قد يكون من الضروري أيضًا تنظيم اللوجستيات للزوار وتنسيق المؤتمرات الهاتفية وتدوين الملاحظات وكتابة المراسلات.
والمؤهلات والمهارات
غالبًا ما يُفضل الحصول على درجة البكالوريوس ، ولكن قد تكون درجة الزمالة مقبولة مع خبرة عمل سابقة كافية. يميل أصحاب العمل إلى البحث عن ثلاث إلى خمس سنوات من الخبرة في دعم كبار المديرين ، ومهارات الكمبيوتر المتقدمة والقدرة على كتابة 60 كلمة في الدقيقة ، ومفاهيم الإدارة وكيفية التعامل مع المعلومات السرية وتعدد المهام. كما يتم البحث عن السمات الشخصية مثل التقدير ، والمستوى العالي من الاحتراف ، والكثير من الاهتمام بالتفاصيل ، والتنظيم ، ومهارات الاتصال الكتابي واللفظي.
بيئة العمل والراتب
غالبًا ما يعمل المساعدون التنفيذيون في بيئة مكتبية سريعة الخطى وقد يحتاجون إلى العمل لساعات إضافية وعطلات نهاية الأسبوع عند الضرورة ، بالإضافة إلى مرافقة الرئيس التنفيذي في السفر. يختلف الراتب بشكل كبير من شركة إلى أخرى ، لكن المتوسط الملاحظ هو حوالي 6000 ريال برازيلي.