المحتوى
واحدة من أكثر الجوانب المحبطة لإدارة الأعمال التجارية هو التعامل مع الشيكات السيئة. يمكن أن يكون التعامل مع الشيكات المرتجعة موضوعًا صعبًا. إن أصعب مشكلة يواجهها أصحاب الأعمال والمديرون هي كيفية التعامل مع الموضوع مع العميل ، خاصة إذا كنت عميلًا متكررًا. ولعل الطريقة الأكثر شيوعًا ولطفًا للحصول على الأموال تتمثل في خطاب مكتوب جيدًا عن الدين.
الاتجاهات
-
اكتب الرسالة على ورق الشركة إذا كان لديك واحدة. بخلاف ذلك ، أنشئ رأسًا أساسيًا يحمل اسم شركتك وعنوانك ورقم هاتفك مع رمز المنطقة وعنوان البريد الإلكتروني للشركة وصفحة الويب.
-
ضع تاريخ خطاب الفواتير في أعلى الجانب الأيسر من البطاقة.
-
ضع عنوان المرسل الخاص بالعميل على الجانب الأيسر من الرسالة ، مع إعطاء مسافتين لأسفل ، من التاريخ.
-
استخدم التحية المناسبة لعميلك ، وهما مسافتان تحت عنوان المرسل. استخدم مصطلح "عزيزي" بالإضافة إلى الاسم الأخير ، مثل "عزيزي السيد جونز" أو "عزيزي السيدة سميث". يمكنك استخدام "الترحيب" أو "الترحيب" الشائعة ، ولكن النهج الشخصي هو الأفضل. تجنب استخدام الاسم الأول أو التحية غير الرسمية جدًا مثل "Hi".
-
ابدأ الرسالة بالحديث عن الدين بطريقة غير تهديدية. مثال على ذلك: "نكتب إليك لنعلمك بأننا تلقينا شيكًا تم إرجاعه منك."
-
أعط كل التفاصيل المتعلقة بالتحقق من عدم الرتوش ، مثل اسم البنك ورقم الشيك والتاريخ ومقدار المال. أذكر أيضًا رقم حساب العميل وقم بتوثيق رصيد هذا الحساب.
-
اذكر سياسة "التحقق من العودة" إذا كان لديك واحدة. على سبيل المثال ، إذا كانت لديك سياسة مكتوبة تحدد أن رسوم التحقق من العائد هي 40 دولارًا ، فيجب عليك اقتباس ذلك وطلب المبلغ مع مبلغ الشيك. قم دائمًا بتزويد العميل بالمبلغ الكامل المستحق ، مثل "الرجاء إرسال 300 دولار للشيك المرتجع مضافًا إليه 40 دولارًا من غرامة الإرجاع ، بمبلغ إجمالي قدره 340 دولارًا."
-
قم بتعليم العميل كيف يمكنه إرسال الموارد إليك. على سبيل المثال ، يمكنك أن تطلب منهم إحضار الأموال إلى مكان عملك أو إرسال أمر نقدي أو شيك إلى عنوان عملك. يمكنك أيضًا ذكر ذلك عبر الهاتف أو شخصيًا إذا كنت تقبل بطاقات الائتمان أو الخصم.
-
اطلب من العميل سداد الديون في أسرع وقت ممكن واتصل إذا كنت في حالة شك.
-
الانتهاء من الرسالة مع "تحياتي" أو "شكرا جزيلا" واسمك وعنوانك. توقيع الرسالة التي أدخلتها.
نصائح
- دائما تكون مهذبا والمهنية في رسالتكم.
تحذير
- إذا لم تحصل على أخبار المدين في 10 أيام عمل ، فأرسل خطابًا آخر ،
- مؤكدا أنه يحتاج إلى عودة خلال أسبوع.