المحتوى
تعد كتابة خطاب شبه رسمي لمخاطبة شخص أو شركة طريقة محترمة للتواصل. يوفر تخطيط هذا النوع من الرسائل معلومات اتصال مهمة إلى المستلم وفي نفس الوقت يقوم بنقل رسالتك بشكل فعال. تتيح لك البطاقات شبه الرسمية استخدام رسم لرسالة رسمية دون الحاجة إلى متابعتها تمامًا. يمكنك الارتجال وإعادة ترتيب التصميم ليناسب حالة أو غرض رسالتكم.
الاتجاهات
-
فكر في كتابة الحرف شبه الرسمي بحيث تكون كلماتك مقروءة والتخطيط متماثلًا. لا تقلق بشأن عدد المسافات بين كل قسم عند كتابة خطاب شبه رسمي ، ولكن تأكد من عدم خلط المعلومات.
-
ضع عنوان المرسل في الركن الأيمن العلوي من الصفحة حتى يعرف الشخص الذي توجه إليه مكان إرسال الرد. ضع التاريخ على جانبي الصفحة حتى يعرف المستلم متى كتبت الرسالة. هذا مفيد للمتلقي لرؤية حتى يتمكن من الاستجابة في الوقت المناسب.
-
عنوان المستلم كـ "Mr." إذا كنت تكتب لرجل. إذا كان المتلقي أنثى ، يرجى الرجوع إليها باسم "السيدة". إذا كنت لا تعرف ما إذا كان المتلقي ذكراً أم أنثى ، فابدأ خطابك بـ: "لمن يهمه الأمر".
-
اكتب رسالتك إلى المستلم في المنطقة أسفل التحية. ناقش المشكلة أو الموقف أو المديح أو أي غرض آخر من الرسالة في الفقرة الافتتاحية الأولى. يرجى توضيح مراسلاتك في الفقرات التالية إذا لزم الأمر.
-
استخدم المدقق الإملائي أو القاموس لتحديد الإملاء الصحيح للكلمات التي بها أخطاء إملائية أكثر شيوعًا. تجنب كتابة خطاب يكرر نفس المعلومات خلاله أو يستهلك وقتًا طويلاً في القراءة.