المحتوى
تعد المذكرات واحدة من أكثر الميزات المذكورة في الحياة المكتبية اليومية ، ويبدو أنها تنبت من كل مكان تقريبًا ويمكن أن تغطي مجموعة لا نهاية لها تقريبًا من الموضوعات. ومع ذلك ، فإن إصدار المذكرات هو لعدد من الأغراض الأساسية وعادة ما يكون له أهداف محددة بوضوح ، والتي تهتم بشكل عام بحل المواقف وتقديم معلومات تكميلية بشأن مسألة لا تتطلب عقد اجتماع بشأنها.
مشاكل
يمكن تحديد المشكلات ومناقشتها بسرعة في سياق المذكرة ، مما يسمح للموظفين بالتعرف على الفور على الصعوبات المحتملة والتحديات الجديدة التي تقترب. قد تختلف هذه المشكلات ، حيث قد يناقش البعض الاتجاهات التي ستتطور على المدى الطويل (على سبيل المثال ، انخفاض في فعالية قسم معين) ، أو قد تكون أقل رسمية وأكثر إلحاحًا (مثل إعلام الموظفين بالطقس السيئ قبل أن يعودوا إلى المنزل في نهاية اليوم). من خصائص هذه المذكرات حول المشاكل أنها يمكن أن تلتمس التعليقات من أجل النظر في الحلول الممكنة والاستراتيجيات المستقبلية.
حلول
يمكن أن توفر المذكرات المستندة إلى الحلول مجموعة مختارة من المعلومات ، وتشمل الأمثلة التصحيحات السريعة للمشكلات الفنية ، أو الإعلان عن قرار استراتيجية جديدة لمعالجة مشكلة قائمة ، أو تقديم معلومات محدّثة عن رموز الدخول وآليات الأمان. تُعد مذكرات الحلول أيضًا فرصة لإيلاء الاهتمام للموظفين الذين أظهروا فائدتهم أو إبداعهم لمواجهة تحديات معينة من خلال التواصل مع الآخرين حول نجاحاتهم (على سبيل المثال: "نود أن نشكر Mathew Baker على عمله التنسيقي لتحسين شبكتنا الأساسية. أجهزة الكمبيوتر ، مما يسمح للنظام للعمل بشكل أسرع بكثير من الشهر الماضي. ").
ردود الفعل
تأتي مذكرات الملاحظات في مجموعة متنوعة من الأشكال ، على الرغم من أنه يمكن التمييز بينها بين الملاحظات التي يتم إرسالها إلى مختلف الموظفين والملاحظات التي يتم إرسالها إلى فرد واحد. عندما يتم إرسال مذكرات الملاحظات إلى مجموعة كبيرة ، يمكنهم تحديث الموظفين حول القضايا التي أثيرت سابقًا في الاجتماعات ، وإعطاء فكرة عن السياق والتسلسل الزمني للمناقشات السابقة (مثال على ذلك سيكون مذكرة شكر الموظفين لحضورهم التبرع بالدم أو ممارسة العمل الجماعي). ومع ذلك ، عند إرسال التعليقات إلى موظف واحد ، فعادة ما تكون محددة للغاية وتتعلق بجودة العمل الذي يقدمه الموظف والمجالات التي ينبغي أن تركز على التحسينات المستقبلية.
تعليقات على الحالات
من وقت لآخر ، قد يكون من المناسب للمديرين إرسال ملاحظات بشأن الأحداث الجارية ، أو إبداء تعليقات رسمية حول بعض المواقف ، على سبيل المثال ، "نود أن نشكر بحرارة إدارة الإطفاء على مساعدتهم أثناء الحريق الأخير الذي حدث في مستودعاتنا ". قد يشتمل هذا النوع من المذكرات أيضًا على تعليمات للعاملين بعدم التعليق علنًا على بعض المشكلات الداخلية: على سبيل المثال ، "نود أن نطلب من جميع الموظفين الامتناع عن التكهن علنًا بشأن الاندماج المحتمل مع شركة أخرى ، مما قد يقوض الاتفاقات في التقدم. "