المحتوى
عند كتابة بريد إلكتروني احترافيًا ، يمكن للمرء قضاء معظم الوقت في التأكد من أن كل المعلومات قد أدرجت ، وأنه تم تنسيقه بشكل صحيح وأنه تم تنفيذ المدقق الإملائي. ومع ذلك ، لا تنسَ إغلاق البريد الإلكتروني. إنشاء نهاية احترافية للبريد الإلكتروني يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في كيفية حصول الشخص عليه. اترك المستلم لديه انطباع جيد عنك.
معلومات الاتصال
إذا كنت ترسل رسالة بريد إلكتروني احترافية لأول مرة ، فمن الجيد أن تنهيها بمعلومات الاتصال الخاصة بك ، وليس فقط باسمك. على الرغم من أن المستلم يحصل تلقائيًا على عنوانك بعد تلقي البريد الإلكتروني ، تأكد من تقديم أشكال اتصال أخرى. إذا كنت تعمل لصالح شركة معينة ، فقم بتضمين معلومات الاتصال هذه ، بما في ذلك العنوان. اعط رقم هاتفك مباشرة وبيّن ما إذا كان هاتفًا خلويًا أو خط أرضي. إذا كان لدى شركتك مصنع ، فتأكد من تضمين الفرع. لمزيد من جهات الاتصال التي تغادرها ، كلما كانت فرص الشخص الذي على اتصال أفضل.
توقع حبس الرهن
يحب ليزلي أوفلاهاف ، من "مسائل الكتابة" ، إنهاء رسالة بريد إلكتروني احترافية بعبارة "أتطلع إلى ...". وقالت إن هذا سيكرر الغرض من البريد الإلكتروني. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يضع أيضًا من أرسل لك رسالة البريد الإلكتروني في موضع الرد. على سبيل المثال ، إذا أرسلت رسالة بريد إلكتروني حول وظيفة ، فيجب أن تنتهي بـ "أتطلع إلى سماع قرارك بشأن طلبي". يعرف المتلقي الآن بالتأكيد الغرض من بريدك الإلكتروني.
الأسئلة والمخاوف
عند إغلاق رسالة بريد إلكتروني احترافية ، تأكد من تقديم دعوة للإجابة ، مثل "أخبرني إذا كان لديك أي أسئلة أو مخاوف بشأن ..." لأن هذا سيعطي المستلم ضوءًا أخضر للرد دون الشعور كما لو كانت تزعجك أو أن بريدك الإلكتروني كان المقصود منه أن يكون الكلمة الأخيرة. هذا يبقي أيضا المحادثة تتدفق. عند إرسال بريد إلكتروني ، تأكد من أن جميع المشتركين موجودون في نفس الصفحة وأن جميع المشكلات والاهتمامات قد تم معالجتها.
الاعتبارات
قد تحتوي نهاية البريد الإلكتروني الاحترافي على لمسة شخصية ، اعتمادًا على علاقتك مع المستلم. بمرور الوقت ، يمكن أن تصبح جهة الاتصال الاحترافية صديقًا ، مما يتيح لك إنهاء بريد إلكتروني بنكتة داخلية أو حتى قصة مستقلة. ومع ذلك ، لا تفعل هذا حتى يتم إنشاء علاقة صداقة. يعد إنهاء بريد إلكتروني يحتوي على "أفضل التحيات" بمثابة حل وسط جيد. هذا يدل على أنك لست مجرد علاقة تجارية ، ولكنك شخص مهتم. لا تخف من إظهار القليل من المجاملة في نهاية رسالة البريد الإلكتروني ، خاصةً إذا كانت مهنية.