المحتوى
تتبع رسائل العملاء عمومًا تنسيقات محددة وتبدو جيدة التخطيط والمهنية. لديهم عناصر عالمية ، مثل التحيات والختام. تلك التي تتحدث عن إجراءات الفوترة تحتوي على معلومات حول سياسات الدفع للشركة وتصف كيف يجب على العملاء دفع فواتيرهم. يجب إرسال التغييرات التي تطرأ على هذه السياسات عن طريق خطاب يتم إرساله بالبريد إلى العميل لإبلاغه كتابيًا بالتغييرات التي حدثت.
افتتاح
يحتوي افتتاح الخطاب على تاريخ كتابته ومعلومات الاتصال بالمستلم وتحية. سيتم كتابة قسم الرسالة مع التحية "عزيزي العميل" بمساحة مزدوجة أسفل معلومات الاتصال الخاصة بالعميل. التحية تخاطب العميل بشكل صحيح بالعناوين مثل السيد أو السيدة واللقب.
الغرض من الرسالة
تُعلم فقرة الغرض العميل بأنك تكتبه لإعلامه بحدوث تغييرات في نظام الفوترة. يجب أن تتضمن هذه الفقرة أيضًا ضمانات بأن هذه الرسالة ليست سند تحصيل.
التأثيرات على المستهلك
فقرة التأثيرات مفصلة وتسرد الطرق التي ستؤثر بها التغييرات التي تنفذها شركتك على العميل. قد تتضمن هذه التأثيرات عنوان فوترة جديد يتم إرسال المدفوعات إليه أو تواريخ فوترة جديدة. يجب كتابة هذه التغييرات بشكل إيجابي ولصالح العميل. يجب وصف كل تغيير على أنه مفيد للعميل وكذلك لشركتك.
إغلاق
يجب أن يتضمن القسم الختامي بيانك الختامي للعميل ، مثل "شكرًا لك على رعايتك" أو "مع خالص التقدير" أو "شكرًا لك". سيتضمن اسمك المكتوب وتوقيعك ومعلومات الاتصال الخاصة بك. يجب أيضًا تضمين عنوان بريد إلكتروني للعملاء للاتصال بك إذا كانت لديهم أي أسئلة.