المحتوى
قد تبدو كتابة دليل السياسات والإجراءات مهمة شاقة قد تكون صحيحة ، إلا إذا فكرت في متغيرات معينة مقدمًا. سيسهل إنشاء تخطيط سليم من إنشاء دليل للسياسات والإجراءات للبائعين والموظفين والمديرين. نظام الوثائق الثابت الذي يسهل أيضًا صياغة العقود التي تتوافق مع معايير معينة ، مثل ISO9000.
الاتجاهات
-
حدد نطاق مشروعك من خلال الرجوع إلى قواعد الشركات الأخرى. تأكد من توثيق جزء من السياسات أو الإجراءات بالفعل في مكان آخر وتحديد ما إذا كان الإجراء سيكون خاصًا بالشركة أو المنطقة أو القسم أو المجموعة الوظيفية أو المهمة. سيساعدك هذا في تحديد المعلمات الأولية والنهائية للنطاق.
-
حدد تنسيق المستندات. دمجها عن طريق التحقق من أهم وثائق السياسة. السياسات تميل إلى أن تكون أوسع ، في حين أن تفاصيل مهام الإجراءات تميل إلى أن تكون أكثر تحديدا.
في الشركات الكبيرة ، من الشائع وجود أربعة مستويات أو أكثر من الوثائق مع الإجراءات العالمية التي تغطي كل شيء ، مثل الأخلاق والهدايا ومعلومات المالك وبروتوكولات البريد الإلكتروني وإجراءات التقسيم التي تتعامل مع اللوائح البيئية والحكومية والموظف.
يمكن تعديل الإجراءات المتعلقة بالمجموعات الوظيفية أو المهام وفقًا للعمليات المحلية ، ولكن يجب أن تفي بمتطلبات أعلى مستويات المستندات. على سبيل المثال ، قد يكون لديك ثلاثة مراكز إصلاح مختلفة تعمل بشكل مستقل ، ولكن يجب أن تتصرف بنفس الطريقة عند إصدار أوامر إلى مركز التوزيع. ستكون السياسات العامة عامة ، ولكن التفاصيل المحددة للعمليات المتعلقة بكيفية إصدار كل مركز لطلبات (من ومتى وماذا ولماذا) قد تختلف قليلاً. عادة ما يتم تضمين المناصب والمسؤوليات في الإجراءات.
-
قم بتحديد وتعريف كل شيء سيتم تضمينه في دليل السياسات. ابدأ بالخطوات المتعلقة بالإجراءات الرئيسية مثل تصميم العملاء واستلام أوامر الشراء والتصنيع والتفتيش والتسليم وجمع المنتج.
السياسات عبارة عن بروتوكولات جامدة تسترشد بالقرارات والمسؤوليات المتوقعة للموظفين في مواقف محددة. ترتبط عادة بالقوانين والامتثال التنظيمي.
الإجراءات هي خطوات تبرز تسلسلًا منطقيًا للأحداث ، بما في ذلك الأدوات ، والاتصالات ، وتدفق العملية ، والمهارات اللازمة.
استخدم ملف التعريف كنقطة انطلاق للفهرس.
-
حدد مكان تخزين المعلومات والتحكم في المراجعة المطورة. يعد تطوير عملية التحكم في المراجعة من البداية أمرًا مهمًا ، لذا فمن خلال البدء في الكتابة والتحرير ، ستتمكن من تعقب التغييرات.
يجب أن تتمتع عملية التحكم في المراجعة أيضًا بمستوى من السلطة والتحكم حتى يعرف كل المشاركين في العملية كيفية إجراء التغييرات وتنفيذها.
لا تسمح مطلقًا بتحرير إصدارات متعددة من المستند نفسه في نفس الوقت ، لأن هذا قد يسبب مشاكل في المستقبل. استخدم طريقة الإدخال أولاً - أولاً ، وإذا لزم الأمر ، قم بتعديلها مرة أخرى لتتبع التغييرات.
-
قم بإنشاء قوالب للإجراءات والسياسات ومخططات انسيابية بحيث لا داعي للذين يكتبون الوثائق للقلق بشأن التنسيقات.
ضع أقسامًا في هذه القوالب بحيث يحدد الكتاب المستندات والأدوات والروابط الأخرى اللازمة لتنظيم المواد الخاصة بك. حدد التنسيقات وتأكد من أن أقسام معينة ، مثل مسرد المصطلحات ، يجب أن تكون جزءًا من القسم الرئيسي أو المستند للرجوع إليه. إعطاء الكتاب أفضل إرشادات ممكنة بشأن المتطلبات سيقلل من الحاجة إلى وظيفة جديدة في وقت لاحق.
-
عيّن المحررين وخبراء الموضوعات لتطوير محتوى كل قسم. أعطهم مثالًا للنظر إليه داخل القالب المطلوب وإبراز القواعد الأخرى ، مثل كتابة الاختصارات بالكامل ، ومدى تعميمها أو تفصيلها في وصف الخطوات في الإجراءات.
إذا كانت هناك قرارات يتعين اتخاذها في إطار الإجراءات ، فعليك إبراز المراجع الإضافية وإعطاء الموظفين معلومات كافية مع جميع السبل الممكنة لمساعدتهم على اتخاذ قرارات مستنيرة. عادة ما تكون النقاط التي تتطلب اتخاذ القرار هي الأماكن التي تفشل فيها الإجراءات ، لذلك حاول أن تكون واضحًا قدر الإمكان في تلك المناطق. قبل النشر ، تحقق من صحة الإجراء مع شخص بجوارك ، لمتابعة كل خطوة تم وصفها ومحاولة تحديد المشاكل المحتملة.
-
عيّن فريق مراجعة لتوجيه المنشورات النهائية وتحريرها للحفاظ على لغة الوثائق ومستوى التفاصيل متناسقين عبر المراحل المختلفة من العملية.
يحل التناقضات من خلال تحسين أساليب التدريب والتدريب. قم بتعيين دورة مراجعة معقولة (مثل 48 ساعة) بحيث يكون لكل شخص نفس التوقعات من حيث الأولويات.
-
تعيين المسؤولية عن كل إجراء وتحديد مستويات السلطة. ينبغي بناء العملية على المراجعات الدورية. عندما يترك الأشخاص منشوراتهم ، يجب تعيين مديرين جدد للإجراءات المعنية. للحصول على التحديثات والمراجعات ، يجب أن يتشاور الموظفون مع صانع السياسة ليتمكنوا بشكل مشترك من تغيير السياسات والإجراءات كلما تحسن الوضع أو تغير.
نصائح
- إذا تم تنفيذ مهمة أو إجراء من قبل أكثر من شخص أو مجموعة ، فقم بتوحيدها أولاً ثم قم بتوثيقها.
- بعض العملاء لن يبرموا صفقات مع شركات أو شركات ليس لديها معايير ISO ، أو لوائح مماثلة لتوثيق العمليات مثل خدمة العملاء ، والعقود ، والتمويل ، والمخزون ، والاتصالات ، والجودة والمستندات القانونية. توفر ISO قوالب عامة وتخصصية للصناعة والتدريب من أجل وضع سياسات وإجراءات سريعة وسهلة ، وهي معيار معترف به دوليًا.
- إنشاء عمليات للتعليم والتدريب وتنفيذ الإجراءات المنقحة حسب حاجتك إليها. إن تغيير معيار لا يستشيره أحد لن يكون مفيدًا للموظفين.
تحذير
- تفضل بعض الإدارات تقديم معلومات غامضة حول الإجراءات للسماح بالتفسير وتقليل عمليات التدقيق. يفضل البعض الآخر استخدام المعلومات التفصيلية حتى يعمل الموظفون بشكل أفضل.
- استخدم التفاصيل بشكل معتدل ، عندما تكون هناك مناقشات أو احتمال وجود تفسيرات مختلفة للغة أو المحتوى أو مشاكل في العملية بسبب الإرشادات الغامضة ، راجع القسم المحدد لتوضيحه.
- من الشائع جدًا أن تخرج السياسات والإجراءات عن نطاق السيطرة ، أو أن تكون مكررة أو زائدة عن الحاجة ، أو أن تصبح مفصّلة أكثر من اللازم للتعامل معها.
- استخدم الفهارس وحاول تقليل الازدواجية عن طريق تعيين أشخاص إلى أقسام أخرى في مناطق أخرى حسب الحاجة.
- التشريعات البيئية مهمة جدا. إنشاء عملية لتوجيه الإجراءات الجديدة التي تسمح لهم بالعمل في حالة أولية قبل نشرها. تأكد من أن التمرين سيضرب إطلاق الإجراءات الجديدة ، وإلا سيكون هناك جدل وإحباط. طلب المساعدة من الخبراء ؛ هذا سوف تجنب العديد من "توجيه أصابع الاتهام" في المستقبل.
ما تحتاجه
- نطاق المشروع
- أهداف
- قوالب لإنشاء المستندات
- القواعد والنصائح
- العمليات المنظمة