المحتوى
لا يزال ينظر إلى البريد الإلكتروني كشكل من أشكال التواصل غير الرسمي. حتى في العمل ، غالبًا ما يغفل الناس التحيات والإغلاق والهجاء. ومع ذلك ، نظرًا لأن البريد الإلكتروني قد حل في الغالب محل المذكرات وأصبح الشكل الأساسي للاتصال التجاري ، فإن اتباع الإتيكيت والشكل المناسب مهم لكل من الوضوح والاحترام للموظفين الآخرين.
تحية وإغلاق
تعتمد التحيات والإغلاقات على نوع العلاقة التي لديك مع مستلم البريد الإلكتروني.
في بريدك الإلكتروني الأول مع شخص واحد ، ابدأ بـ "عزيزي" ، متبوعًا باسمه. من الطبيعي عادة استخدام الاسم الأول ما لم يكن نشاطك التجاري رسميًا للغاية. بمجرد إقامة العلاقة بالفعل ، يمكنك ببساطة استخدام اسم الشخص أو المزيد من التحيات غير الرسمية مثل "Hi" أو "Hello" ، متبوعة باسم المستلم.
عند إرسال رسائل إلى مجموعة ما ، استخدم دائمًا كلمة "عزيزي" ، نظرًا لأن رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى العديد من المستلمين تكون أكثر رسمية. لا تستخدم مجاملات مثل "صباح الخير" أو "مساء الخير". عندما يقرأ المستلم رسالة البريد الإلكتروني ، فقد يكون ذلك وقت آخر من اليوم.
الإغلاق تتبع نفس القواعد مثل التحيات. في البريد الإلكتروني الأول ، استخدم إغلاقًا رسميًا أكثر مثل "مع أطيب التحيات" أو "مع أطيب التحيات". بمجرد قيامك بتبادل رسائل البريد الإلكتروني بالفعل ، فإن الإغلاق ليس ضروريًا ، ولكن عليك دائمًا تضمين اسمك كتوقيعك.
مجموعات أخرى
قبل الالتزام ، يكون الموضوع هو المعلومات الأولى التي سيقرأها المستلم. تأكد من جعلها ذات معنى وواضحة وموجزة حتى يفهم الشخص محتوى الرسالة ويعطي الأولوية الصحيحة.
مع ظهور الأجهزة الإلكترونية المحمولة ، وقع العديد من الموظفين في العادة على وضع محتوى البريد الإلكتروني في الموضوع ، معتقدين أن هذا سيكون أكثر ملاءمة للمستلم. ومع ذلك ، يبدو هذا النوع من التنسيق مفاجئًا وغير مهذب.
التنسيق
استخدم الهجاء الصحيح وعلامات الترقيم والحروف الكبيرة. رعاية اجتياز التدقيق الإملائي وتصحيح الأخطاء المطبعية يدل على احترام الزملاء. يمكن للفاصلة في غير محله تغيير معنى الجملة. ضع في اعتبارك أن زملائك لا يمكنهم قراءة رأيك ، لذا اجعل المراجع واضحة ("العمل معه في هذا المشروع" - من هو "هو" و "ما المشروع"؟).
لا تكتب أبداً بأحرف كبيرة. الكتابة في العاصمة تسمح لك بالظهور مع الكلية.
اكتب فقرات قصيرة وموضوعية. كن ودودًا ، لكن ما لم يكن لديك علاقة وثيقة ، تجنب النكات والسخرية ، والتي غالبًا ما يساء فهمها عن طريق البريد الإلكتروني. أخيرًا ، تخلص من المشاعر.
تعليم
أظهرت دراسة حديثة في "مجلة التواصل عبر الكمبيوتر" أن أولئك الذين يرسلون رسائل بريد إلكتروني متعلمة يُنظر إليهم على أنهم أكثر سهولة في الاستخدام وسهولة من مرسل رسائل البريد الإلكتروني الوقحة. أكثر من ذلك ، كان المستلمون من رسائل البريد الإلكتروني المتعلمة أكثر استعدادًا للعمل مع مرسليهم.
يمكنك إظهار تعليم جيد عن طريق البريد الإلكتروني بنفس طريقة الحياة الواقعية. استخدم "الرجاء" و "شكرًا" عند تقديم الطلب.
مرة أخرى ، إن استخدام وقتك للتأكد من صحة البريد الإلكتروني بطريقة نحوية يُظهر الاحترام لزملائك. إهمال هذا الجزء يعني أن وقتك هو أكثر أهمية من وقتهم.